Si te estás preguntando cómo organizarte mejor, seguramente tienes objetivos importantes y ganas de hacer cambios en tu vida.
Y probablemente ya intentaste con algunos métodos pero no te dieron resultados reales y sostenibles…
Agendas, listas de tareas, aplicaciones (de estas hay un millón), consejos de productividad, hábitos extraños y complejos que sólo duran unos pocos días.
La gestión del tiempo es un área que suele abrumarnos y preocuparnos, a todos en diferentes medidas.
“¡No me alcanza el tiempo para todo!»
«¡¿Cómo hago para gestionar mejor mi tiempo!»
“Nunca llego a hacer todo lo que me gustaría”.
“Ojalá los días tuviesen más horas”.
Nunca nos alcanza el tiempo, los días siempre son cortos. No sabemos cómo pero terminamos teniendo días súper largos, rutinas desgastantes y cero resultados en lo que nos importa de verdad.
Y si eres emprendedor, o estás en proceso de iniciar tu negocio, estos problemas se multiplican rápidamente.
Ahora no sólo no te alcanza el tiempo para todo lo que deseas hacer, sino que una de esas actividades que quieres concretar es nada más y nada menos que CREAR UN NEGOCIO DESDE CERO.
Puede ser abrumador, y puede llevarte a rendirte si no aprendes a manejarlo a tiempo.
Esa es la razón de ser de esta Mega Guía de Gestión del Tiempo.
No es necesario que vivas abrumado, que intentes descifrar cómo organizarte mejor con sistemas complejos que no funcionan y que tengas instaladas 20 aplicaciones en tu celular…
Lo que necesitas es poner el foco en lo importante. Tener un sistema simple puede mantenerte constante y en equilibrio para alcanzar tus objetivos personales y de tu negocio.
En esta Guía encontrarás TODO lo que necesitas para comenzar a organizarte desde cero, y aprender a gestionar bien tu tiempo.
Descubrirás cómo organizarte mejor, mantenerte avanzando con constancia y disciplina a pesar de tener una rutina impredecible y compleja.
Y serás capaz de iniciar tu propio negocio o hacer crecer el que ya tienes sin perder tu vida personal y familiar.
Manos a la obra :)
Cómo organizarte mejor: lo que deberías saber
Esta es una historia real, tan real que te aseguro te sentirás identificado con Ana…
Ana deseaba empezar un negocio propio, algo que sea 100% suyo…
Además, tenía una lista de los hábitos que quería cambiar: levantarse más temprano, comenzar a hacer ejercicio, pasar más tiempo de calidad con su familia…
Pero en cada intento terminaba frustrada.
Ana quería hacer más, pero no le alcanzaba el tiempo.
Se proponía mil cosas, pero no era ni constante ni disciplinada.
Y pensaba una y otra vez: «necesito organizarme».
Comenzó a usar agendas, horarios y aplicaciones de organización.
Se planteó grandes objetivos: lanzar esa idea de negocio, bajar de peso, leer más…
Y planeó actividades para cada uno: salir a correr lunes miércoles y viernes; separar un tiempo el fin de semana para leer; y horas todos los días para empezar su negocio.
Pensó entusiasmada: «esta vez va a ser diferente ¡este va a ser mi año!»
Seis meses después, se encontraba en el mismo lugar del que había partido.
«No. Este año no va a ser distinto. Este año no lograré todo eso que me propuse… OTRA VEZ».
¿Alguna vez te sentiste como Ana?
¿Sabes lo que se siente proponerse metas y no cumplirlas? ¿Sientes que no te alcanza el tiempo para todo?
¿Tú también intentaste organizarte y ser más constante pero nada te dio resultados?
Entonces, debes estar cometiendo alguno de los ERRORES más comunes que nos atrapan a TODOS alguna vez.
El problema es que quienes no logran verlo y revertirlo, corren el riesgo de que pasen los años y en la lista de pendientes sigan los mismos objetivos sin cumplir.
Puedes ver ahora cuáles son esos errores y comenzar a revertir este mal que en general se plantea en términos de oposición:
#1. Estar ocupado vs. Estar avanzando
Solemos aprender que está bien estar ocupado.
Cuando vemos a alguien que está siempre ocupado, lo vemos como algo positivo, pensamos: “qué persona trabajadora y responsable”, o “debe ser importante, siempre tan ocupado, con reuniones…”
Y no es que ser personas activas y que trabajan duro o hace múltiples actividades en su día sea malo.
El problema es que confundimos estar ocupado con estar avanzando. Y a la hora de descifrar cómo organizarte mejor, esta confusión nos lleva por un camino errado.
No siempre esa apariencia de persona trabajadora, va acompañada de resultados relevantes.
En la realidad la gran mayoría de las veces se trata de personas que se están esforzando mucho y haciendo mucho.
Pero no necesariamente están avanzando en sus objetivos más importantes o logrando resultados reales.
Y cuando nos pasa, es muy difícil que nos demos cuenta.
Es como si estuviésemos metidos en una burbuja en la que hacemos y hacemos, y esperamos tener resultados por el simple hecho de estar ocupados.
No vemos resultados, y nos frustramos. Y continuamos haciendo y haciendo.
Si ahora estás dándote cuenta de que te sucede esto, y que no necesariamente estás haciendo lo necesario para avanzar.
Sino que simplemente estás manteniéndote ocupado, lo que puedes comenzar a hacer es ejercitar el DECIR QUE NO.
Decir que no es una habilidad fundamental que tienen las personas organizadas y equilibradas.
Y es un hábito clave para poder gestionar mejor tu tiempo.
Saben priorizar lo que sí los acerca a sus objetivos, y decir que no a aquello que otras personas harían por compromiso o sin reflexionar demasiado.
Si querías saber cómo organizarte mejor, con esto ya podrás hacer un gran cambio en tu día a día.
Desde ahora, cada vez que estés por hacer algo, reflexiona y hazte estas preguntas:
– ¿Esta actividad me acerca a alguno de mis objetivos más importantes?
– ¿Qué pasaría si no lo hiciera?
Si con esto te das cuenta de que nada grave pasaría si no lo hicieras, y que en realidad no te acerca a un objetivo importante, entonces puedes eliminar eso de tu calendario y enfocarte en algo realmente importante.
Además, con esas preguntas podrás saber si estás eligiendo hacer algo porque tienes alguna obligación con la que quieres cumplir (por ejemplo, si no hiciera XX, mi jefe me despediría)
O porque es importante para ti, más allá de que no tenga consecuencias inmediatas (por ejemplo, dedicar un par de horas al día a tu negocio porque te acerca a tu objetivo de ser independiente).
#2. Ser estructurado vs. Ser organizado
Otro error que nos cuesta caro es confundir ser organizado con ser súper estructurado.
Y digo que nos cuesta caro porque por culpa de esta confusión, es que caemos en intentar organizarnos y terminamos siendo rígidos
Teniendo calendarios cargados con cada actividad cronometrada y usando decenas de apps para llevar registros, medir tiempos y mantener esta estructura súper compleja.
Cuando terminamos convirtiéndonos en personas súper estructuradas por querer gestionar mejor nuestro tiempo, sufrimos de más estrés. Somos rígidos y no tenemos flexibilidad ante imprevistos (y nadie está a salvo de los imprevistos ;) )
Esto nos sale el doble de caro si pensamos que cuando intentamos con tanto afán estos métodos complejos de organización, lo que estamos buscando es libertad, poder avanzar y crecer personalmente.
La verdadera organización te da libertad y es flexible.
Te permite asegurarte de avanzar hacia tus objetivos, mientras tienes la capacidad de adaptarte a las circunstancias y cambios sin desenfocarte.
Las personas mejor organizadas tienen tiempo libre, no tienen agendas abarrotadas de actividades ni hacen TODO sin filtro alguno.
Si quieres comenzar a liberarte y romper con esto, puedes:
– Revisar cuántas aplicaciones estás usando y reflexiona sobre cuáles son realmente necesarias, y cuánto sientes que te potencian o te estresan.
– Elimina las que veas que te estresan más de lo que te ayudan a ser más productivo.
– Revisa tu calendario y si está muy lleno de actividades (esas que te propones pero no llegas a hacer).
Haz el ejercicio de comenzar a agendar menos cosas, y dejar espacios en blanco entre una y otra.
Esto te dará más aire para hacer cada actividad y el proponerte menos te ayudará a lograr todo lo que te planteas.
Además de ayudarte a ser más productivo, te va a motivar a seguir o mejorar.
Y más adelante en esta Guía encontrarás un sistema de organización que te dará estructura, lo cual es importante, pero también te dará la flexibilidad necesaria para mantenerte enfocado y poder avanzar a pesar del entorno.
#3. Disciplina Vs. Libertad
Así como confundimos la estructura y rigidez con buena organización, solemos pensar que las personas muy organizadas son naturalmente disciplinadas y no tienen libertad.
Pues esto no es así. La disciplina y la libertad van de la mano.
Hay una frase que a Santi le gusta mucho y que refleja muy bien esta idea: DISCIPLINE = FREEDOM.
¿Y por qué se nos ocurriría que la disciplina es igual a libertad?
Porque la verdadera organización implica disciplina, y si desarrollamos la disciplina y la buena organización, entonces tenemos libertad.
¿Qué te hace más libre que ser capaz de cumplir contigo mismo, de cumplir con lo que te propones y de poder avanzar hacia tus objetivos más importantes incluso si tu rutina o entorno sean cambiantes o complejos?
Y la verdadera libertad implica disciplina y flexibilidad.
Si logras desarrollar esa habilidad de ser disciplinado y estar bien organizado, tendrás más libertad que nadie.
Por ahora, para poder comenzar a romper con esto, recuerda que las personas realmente organizadas desarrollan el hábito de la disciplina y gracias a eso son más libres.
#4. Hábitos Vs. Técnicas
Este es otro error que solemos cometer y que tiene atrapadas a muchas personas como tú que estás intentando descifrar cómo organizarte mejor.
Así como nos perdemos en complejos métodos y técnicas, en muchas ocasiones terminamos enfocándonos sólo en las técnicas y perdemos de vista la esencia de la productividad.
Ser productivo no es hacer más, ser productivo es lograr más resultados de la forma más eficiente posible.
Y para ser realmente productivos, tenemos que poder estar enfocados.
Quedarnos sólo con las técnicas nos limita.
En cambio, con el paradigma correcto lo que hacemos es enfocarnos primero en formar los hábitos que nos conviertan en personas enfocadas, equilibradas y organizadas.
Luego usaríamos algunas técnicas para potenciar y multiplicar los efectos de tener esos buenos hábitos.
Las técnicas son limitadas y externas, los hábitos son acciones que hacemos de manera casi automática, sin esfuerzo y que nos transforman.
Puedes convertirte en una persona en forma si tienes el hábito de hacer ejercicio.
Te convertirás en una persona que se levanta temprano sin esfuerzo si incorporas el hábito de levantarte temprano.
Serás una persona organizada, si incorporas el hábito de organizarte.
Entre el 45% y el 95% de lo que hacemos son hábitos.
Entonces, somos nuestros hábitos. ¿Por qué confiaríamos en las técnicas para ser organizados?
Si logras formar los hábitos correctos, serás una persona organizada, con o sin técnicas.
Luego puedes aprovechar las posibilidades de las técnicas para mejorar.
Más adelante en los pasos que veremos, descifrarás cuáles son los hábitos que te harán una persona organizada (sin esfuerzo) y cómo puedes complementarlo con técnicas.
Si adoptas este paradigma, verás que avanzas con naturalidad y constancia, y podrás dejar de luchar de una vez por todas intentando organizarte mejor.
Cómo organizarte mejor paso a paso
Lo que te compartiré ahora es un paso a paso para que desarrolles un Sistema completo, simple y muy poderoso para gestionar tu tiempo.
Verás que el título Mega Guía es 100% fiel al contenido de este súper artículo :)
¿Quieres aprender cómo organizarte mejor? Sigue estos 7 pasos definitivos.
PASO #1. Define tu Norte y prioriza a partir de ahí
Algo que caracteriza a todas las personas organizadas es que tienen claro su Norte.
Tienen claridad sobre hacia dónde van, se orientan y toman decisiones a partir de ese Norte que los guía.
Sin la habilidad para mantenerte enfocado en lo que más te importa, difícilmente puedas alcanzar tus objetivos más importantes.
Para tener tu Norte claro debes:
1. Definir tu Misión personal.
2. Definir tu Visión personal.
3. Roles más importantes.
4. Plasmarlas en un soporte que te sea amigable y usable.
5. Tener el hábito de revisarlas.
Veamos un poco más cada uno de estos puntos paso por paso:
Definir tu Misión Personal
La Misión personal es aquello que quieres ser y hacer. Trasciende el momento presente, es a temporal y es lo que te dará la verdadera claridad con respecto a hacia dónde estás yendo.
Cuando tienes tu misión personal clara, es más fácil tomar decisiones a diario y mantenerte motivado sin recurrir a elementos externos (como videos motivacionales).
Para poner esto en práctica:
– Lee este artículo sobre Misión personal,
– En este otro artículo podrás ver ejemplos de Misión personal
– Y en el Kit gratuito de Herramientas puedes descargar:
- Una Guía práctica de 15 preguntas para definir tu misión personal.
- Y una guía práctica con 50 ejemplos para inspirarte.
Con todo esto no puedes fallar, y te resultará simple definir tu Misión personal.
Con tu Misión clara, cómo organizarte mejor dejará de ser una pregunta y se volverá algo que fluye con más naturalidad.
Esto experimentaron quienes ya pasaron por este proceso de pensar y definir su misión como paso #1 en el proceso de organización:
«Me he dado cuenta que hacer un enunciado de misión no es simplemente escribir un párrafo bonito. Me encanta la práctica que han dejado en este módulo, es una excelente guía. Nos pone a pensar en lo que es importante para nosotros, que queremos ser en este mundo, si en base a lo que nosotros creemos importante para nuestro futuro estamos trabajando en ese norte. Nos pone a funcionar nuestra auto conciencia e imaginación» (Juan Víctor)
«Ahora tengo mucho más claro a donde quiero llegar y como quiero ser yo como persona.» (Verónica)
«Al fin he encontrado la manera justa de redactar mi misión, no se imaginan lo que vibro al leerla cada mañana y el rumbo que me ha dado esta semana.» (Maru)
No te tomará más de unas pocas horas y será transformador en tu día a día.
No te demores y haz esto como Paso #1.
Definir tu Visión Personal
La Visión personal se construye a partir de la Misión. Así que sigue estos pasos en orden :)
La Visión es una imagen muy clara de cómo quieres que sea tu vida en un tiempo futuro (pueden ser 5, 10, 20 años).
Cuando digo que es una imagen, es literalmente una imagen similar a una fotografía o un video, lo más nítida posible de cómo quieres que se vea tu vida en un futuro.
Teniendo tu Misión personal y tu Visión, tienes una motivación muy fuerte y una claridad enorme sobre hacia dónde estás yendo y qué estás queriendo construir.
Y por lo tanto, tienes claro cómo quieres ser para poder alcanzar esos objetivos.
Para poner esto en práctica puedes:
– Leer este artículo sobre el problema de no tener una visión
– Descargar la Guía práctica sobre cómo crear tu Visión del Kit de herramientas Gratis.
Definir tus roles más importantes
Para asegurarte de tener una semana equilibrada y una vida equilibrada, tienes que tener muy presentes y definidos tus roles.
Todos tenemos distintos roles en nuestra vida: somos personas primero que nada, somos hijos, pareja, nietos, quizá padres.
Define cuáles son tus roles más importantes, y en orden de importancia.
Y que no sean más de 7 así puedes manejarlos sin descuidar ninguno de ellos.
Plasmarlas en un soporte que te sea amigable y usable
Esto es casi tan importante como haber definido la Misión y la Visión.
Si defines tu Norte, pero lo tienes archivado en un lugar que no usas a diario, entonces rápidamente te desconectarás de eso que es lo más importante para ti.
Por ejemplo, si las plasmas en un cuaderno que luego guardas en un cajón porque no usas cuadernos, entonces no funcionará.
Para elegir dónde plasmar tu Misión y Visión, piensa qué usas con más frecuencia, te resulta natural y agradable.
Para algunas personas puede ser el celular, la computadora o en papel.
Cuando elijas el soporte, piensa además de qué forma llevarás el registro:
– En la computadora: será en un bloc de notas, en una nota de Evernote, en un documento de Google Drive, será una imagen que pondrás como fondo de pantalla…
– Si es en el celular: tendrás alguna aplicación para tenerlo anotado, será evernote, o una foto…
– O es en papel: será un cuaderno que lleves contigo todo el tiempo, una pequeña libreta, un papel pegado en tu escritorio, etc.
Elige un soporte que te resulte natural y amigable, y úsalo desde ahora para llevar todo tu registro y poder hacer las revisiones a diario sin que te cueste o te olvides.
Tener el hábito de revisarlas
Una vez que has completado los pasos anteriores, es importante que desarrolles el hábito de revisar estas bases todos los días.
Veremos más adelante cómo hacerlo de forma práctica, pero por ahora ten en cuenta que todo tiene que estar pensado para que te resulte simple hacerte el hábito de revisar tu misión y visión a diario.
PASO #2. El punto de partida: tu registro
Este es el segundo paso en el sistema que te ayudará a descifrar cómo organizarte mejor de una vez y para siempre.
Cuando ya definiste tu Norte, y lo tienes plasmado en un soporte que te resulta amigable y natural para usar de forma permanente, debes enfocarte en desarrollar la autoconsciencia.
Las personas mejor organizadas no tienen todo perfectamente bajo control, ni son personas que no fallan nunca.
Como ya vimos, la verdadera organización es flexible, y para poder desarrollar este tipo de organización es importante que primero seas auto-consciente para poder partir de allí y trabajar en mejorar cada parte de tu sistema.
Es mucho más importante que yo tenga el hábito de registrar mis hábitos (sí, suena redundante pero es fundamental) a que esté esforzándome continuamente por tener todo en orden, y tener todos los hábitos clave de una sola vez.
Comenzar a hacer el registro te hará conocerte a ti mismo, y poder tomar decisiones sobre qué mejorar, por dónde comenzar a desarrollar hábitos.
Para esto, hemos desarrollado una planilla súper simple.
Así que para comenzar a poner en práctica este paso, sólo tienes que entrar al Kit de herramientas gratis, descargarte el Modelo de Planilla y comenzar a completarlo a diario.
Además, Mati ha escrito Informes de hábitos donde reflexiona sobre esta práctica del registro y te muestra todos sus hábitos en detalle (con consejos sobre cómo puedes comenzar con cada uno también).
Aquí puedes leer uno de los Informes.
Una vez que seas consciente y tengas tu registro al menos por una o dos semanas, avanza con los siguientes puntos.
Esto te servirá de base para las siguientes acciones.
PASO #3. Aprende a definir buenos objetivos y cómo usarlos correctamente
Voy a traer un breve debate a “la mesa” ;)
El tema de los objetivos es bastante polémico si queremos profundizar un poco.
Por un lado, sabemos que es importante tener objetivos claros, nos ayudan a enfocarnos, a motivarnos y a poder medir si logramos lo que queríamos o no.
Pensándolo así, si no tenemos objetivos puede que estemos avanzando pero no vamos a tener buena información para poder medir y mejorar.
Además puede que nos frustremos por no estar avanzando, o por no tener grandes resultados, pero esa frustración está basada simplemente en que no sentamos un parámetro para medir si alcanzamos algo relevante o no.
Así que sí, los objetivos son importantes y es bueno que los usemos.
Por otro lado, hay quienes defienden la idea de no tener objetivos porque estos nos limitan, nos estresan y no dejan que todo nuestro potencial se explaye.
Por ejemplo, si me propongo vender 5 productos X, puede que llegue a vender los 5, pero quizá podría haber vendido 10 y me limité con el objetivo de 5.
Así también, si me propongo vender 100, y termino vendiendo 10, seguramente me frustre y lo considere un gran fracaso.
Tal vez la razón de fondo en realidad es que el objetivo que me propuse era tan grande que estaba destinado a frustrarme.
Frente a este dilema, voy a dejarte una idea que creo que es la más simple para encarar el tema de los objetivos.
Luego de años de probar y experimentar diferentes formas de plantearnos objetivos, y luego de ver cómo se organizan otras personas y trabajar con emprendedores, hemos llegado a una conclusión…
Es muy importante tener objetivos, y aprovecharlos para avanzar, motivarnos y poder medir nuestro desempeño y productividad.
Pero también es importante saber que desde que comiences a organizarte con este paradigma y sistema que te estoy enseñando en esta Guía, cada vez te resultará natural mantenerte enfocado en tu Norte y mantener ciertos hábitos.
Nosotros en el equipo cada año que pasa reducimos la cantidad de objetivos que nos planteamos, y usualmente terminamos teniendo 1 objetivo para el año que es el objetivo con el que medimos todo lo que hacemos y nuestra productividad.
Y luego trimestralmente y mensualmente tenemos proyectos prioritarios que son los que debemos desarrollar para lograr ese objetivo único.
Incluso varias veces me pasó de tener semanas agitadas en las que quizá no revisé el calendario del equipo con las prioridades de esa semana, y de todas formas había hecho todo lo más importante.
Cuando ya tienes claro el Norte y estás realmente enfocado y conectado con lo más importante (a nivel personal o del negocio) es natural avanzar hacia allí sin necesidad de complejos sistemas o de estar recordándotelo permanentemente.
Suena demasiado bueno para ser cierto ¿verdad?
Pues con el tiempo llegarás a ese nivel de simplicidad que te permite estar enfocado en una sola cosa, y tomar decisiones que te acerquen a eso sin preocuparte por hacer cientos de cosas diferentes o estar atado a tu calendario o a complejos sistemas.
Pero no te apures, que eso sólo llega con el tiempo y con práctica, y eso es lo que estas por empezar a desarrollar con esta Mega Guía :)
Para comenzar a trabajar con objetivos, tienes que saber plantearte buenos objetivos.
Evita:
– Que sean demasiado amplios y ambiciosos.
No está mal tener grandes objetivos ni ser ambicioso (en el buen sentido).
Lo que no te ayudará en absoluto es tener objetivos tan grandes que sean inalcanzables (cuando nos proponemos este tipo de objetivos irreales, en el fondo sabemos que lo son.
Así que sincérate contigo mismo a la hora de definir tus objetivos y procura que no sean completamente inalcanzables).
– Que sean muy vagos o poco claros.
– Que no te entusiasmen sino que estén basados en lo que crees que “deberías hacer” (y esto se aplica en todas las áreas de tu vida).
Para tener buenos objetivos debes asegurarte de que:
– Sean desafiantes y te entusiasmen.
– Estén directamente relacionados con lo que deseas lograr y con tu Misión y Visión.
– Te permitan medir tu desempeño y productividad fácilmente y hacer ajustes a partir de esos parámetros.
– Sean claros y lo más específicos posibles, sin ambigüedades.
– Sean pocos, como máximo uno o dos por rol.
Aquí puedes leer este artículo sobre cómo plantearte buenos objetivos
Aquí puedes escuchar este episodio del podcast sobre cómo concretar tus objetivos de largo plazo.
Y también puedes descargar la Guía gratuita del Kit de Herramientas sobre cómo definir buenos objetivos:
PASO #4. Desarrolla tu Mapa Semanal
Esta es la parte más jugosa de la Guía sobre cómo organizarte mejor :)
Aquí es donde trabajarás en profundidad la parte de organización propiamente dicha.
Se llama Mapa semanal porque es el sistema con el que vas a organizarte cada semana, y es lo que te guiará en el terreno en el que te estás moviendo para que llegues a tu destino :)
El Mapa semanal tiene varias partes, las primeras ya las hemos visto en los puntos #1 y #2.
Luego de tener tu norte claro y tu registro de hábitos, viene el desarrollo de lo que harás para mantenerte enfocado todos los días.
Este Mapa Semanal tiene 3 partes fundamentales:
– Revisión
– Reflexión
– Planificación
Veamos qué hay en cada una y cómo puedes aplicarla.
REVISIÓN
En el punto 7 verás más en detalle cuáles son los diferentes momentos de organización que debes tener presentes.
La revisión está presente en TODOS ellos, pero ahora nos enfocaremos en el momento semanal.
Consiste básicamente en darle una mirada a lo que pasó en la semana. (Sí, no fue muy científica mi explicación).
Esta es una revisión bastante objetiva que estará basada en el registro que vienes llevando.
Por ejemplo, revisar tu planilla de hábitos de la semana y sacar conclusiones (“esta semana cumplí con el 90% de mis hábitos”, o “para X hábito cumplí el 55%”, o “esta semana no cumplí ningún día con X hábito”).
Así también, cuando hayas hecho una vez el proceso de organización semanal, tendrás material para revisar y usar.
Este momento de revisión debe estar basado en registros y datos que tengas de tus hábitos, objetivos y actividades de la semana que pasó.
REFLEXIÓN
La reflexión será directamente sobre la información que revisaste.
Y en este momento que es más subjetivo, te harás preguntas como:
¿Cuáles de mis objetivos de esta semana pude lograr y cuáles no?
¿Qué salió bien?
¿Qué salió mal?
¿Cómo podría mejorar?
Aquí puedes tomarte el tiempo necesario para pensar y tomar notas de lo que reflexionaste.
Y con eso podemos pasar al paso siguiente.
PLANIFICACIÓN
Esta es la parte más divertida :)
Es cuando usas la revisión y reflexión para tomar decisiones sobre la siguiente semana.
En este momento de planificación, transformarás en acciones aquello que definiste que podrías mejorar y tratarás tomar decisiones que eviten que lo que salió mal se repita.
Estos son los pasos dentro de la planificación:
– Definir un objetivo o algo que te gustaría lograr para cada uno de tus Roles más importantes esta semana.
Estas serán tus prioridades, y como los roles están ordenados de mayor a menor nivel de importancia, con esto tendrás claro qué es más importante esta semana.
Por ejemplo, si tu rol #1 es el rol personal, y tu rol #3 es el rol de amigo, entonces cuando tengas que decidir en la semana si ir al gimnasio o ir a visitar a un amigo, seguramente elegirás la opción 1 que es más importante.
(Esto es sólo un ejemplo, si tienes un amigo que está de visita en la ciudad y no ves hace tiempo y decides priorizar esto está bien, pero en términos generales el orden de tus roles determinará el orden de prioridad que debes seguir para saber que estás persiguiendo tu Norte).
– Hacer una lista de las actividades que sabes que vas a hacer porque son impostergables, tienen plazo/horario, o implican un compromiso con otras personas.
Estas son las actividades de Cuadrante 1 (por ejemplo, ir a trabajar, llevar a tu hijo al colegio, una reunión con un socio, un cumpleaños familiar, etc.)
Las actividades de Cuadrante 1 son importantes (hacen a nuestros objetivos más importantes, incluso si es ir al trabajo y no te gusta tu trabajo, hacerlo está relacionado con sustentar a tu familia) y urgentes (tienen fecha o plazo).
– Hacer una lista de las actividades que sabes que si las hicieras te acercarían a tus objetivos más importantes, a tu misión y visión.
Estas son las actividades de Cuadrante 2. Son aquellas que sabes que te acercan a tu Norte, pero que como no tienen plazos ni son urgentes (todo lo de cuadrante 2 es importante pero no urgente), es lo que sueles postergar y postergar.
Por ejemplo, hacer ejercicio o llamar a tu mamá más seguido. No hay consecuencias inmediatas por no hacerlo, no hay plazos ni compromisos con otros.
– Ahora, mirando tu lista de roles ordenados, los objetivos para cada uno, y las actividades cuadrante 1 y 2 que definiste para esta semana, vas a abrir tu calendario.
(Puede ser Google Calendar o un calendario en papel), y vas a comenzar a volcar todo ahí.
Pero no de cualquier forma.
Normalmente llenaríamos el calendario de cosas y al final de la semana sentiríamos que fue un caos y que no hicimos nada.
Así que para evitar eso, lo que harás es:
o Primero acomodar las actividades de Cuadrante 1.
Son la que de alguna manera sí o sí vas a hacer y ya tienes previsto un momento y horario para hacerlo. Entonces agendarás, por ejemplo: cena de cumpleaños de mamá, ir al trabajo, ir al turno con el doctor.
En este ejemplo, lo que está en celeste es lo que forma parte de la rutina que ya verás más adelante. Y lo que está en rojo y amarillo es todo lo que tiene plazos o compromisos con otros.
o Luego, en los espacios que quedan, irás acomodando según el orden de prioridad, las actividades de Cuadrante 2.
Aquí quizá sumarás: salir a correr, leer un libro, reunirte con un amigo para ponerse al día. Y también entrarán actividades de formación o tareas del negocio que no tienen plazo o compromiso con otros.
De esta forma siempre priorizarás las actividades de Cuadrante 1, pero harás espacio para las de cuadrante 2.
Eso te permitirá avanzar hacia tus objetivos más importantes, mientras tienes resultados y mantienes las cosas en orden.
Esta es la base de una organización equilibrada.
Aquí puedes aprender más sobre los Cuadrantes de la administración del tiempo
Para poner en práctica estos pasos:
– Sepárate un momento por semana en el que sepas que estarás muy tranquilo, sin interrupciones.
Puede ser el sábado o el domingo que suelen ser días más libres, y si aprovechas por la mañana seguramente tendrás menos interrupciones. Pero elige según la dinámica de tu casa/familia.
– ¿Recuerdas ese soporte amigable que elegiste para plasmar tu misión y visión?
Bueno, úsalo para hacer estas revisiones semanales y toma nota de todo así vas teniendo un buen registro.
Esto te servirá no sólo para poder revisar la próxima semana, sino también para el punto #5.
– Truquito extra: cada vez que en tu organización semanal pienses que hay algo que te gustaría hacer, y estés acomodándolo en el calendario, antes de definir bien la acción pregúntate ¿qué hábito puedo desarrollar para que esta acción X se vuelva natural?
En vez de proponerte cada semana hacer ejercicio, piensa cómo puedo comenzar a formar el hábito de hacer ejercicio.
Esto te dará una nueva perspectiva con respecto a qué hacer, y a cómo evaluar los resultados (y recuerda que en el Kit hay una guía para formar hábitos).
Puedes complementar estos pasos con las guías prácticas del Kit gratuito: Cómo tener más tiempo y El Mapa Semanal.
Y si estás listo para profundizar en el sistema de organización, hacerlo acompañado y con todo desarrollado en profundidad, paso a paso y con ejemplos, entonces puedes sumarte al Curso completo de Gestión del Tiempo para Emprendedores (GTE) aquí.
PASO #5. Desarrolla tu Súper Rutina de mañana
Ya tienes tus bases fundamentales de cómo organizarte mejor y gestionar mejor tu tiempo en la semana.
Tienes tu sistema para hacer una revisión, reflexión y planificación una vez por semana.
Ahora es momento de complementarlo con una súper rutina matutina para que cada día cuente y te acerque a tus objetivos.
Es muy fácil que se nos pasen los días y no nos demos cuenta de cuánto estamos postergando. Cuando finalmente lo vemos, ya pasaron meses o años…
Para evitar esto, cada mañana puedes tener una serie de actividades que te ayuden a re conectarte con lo que más te importa, y con lo que decidiste en ese momento de paz de organización semanal.
Comenzar el día de esta forma te dará calma y foco, y podrás decidir cómo hacer que tu día sea coherente con tus objetivos.
La rutina de mañana puede ser de 10 minutos, hasta de 1 hora.
Es 100% personal y depende mucho de qué le sirve a cada uno y de cómo es la rutina diaria.
Y si estás pensando que no tienes tiempo para esto porque todas las mañanas te levantas, y sales para el trabajo, pues aquí hay una Mega guía de Cómo levantarse temprano que escribió Mati, y además te compartiré esto que escribió Mariana hace poquito en una Comunidad privada:
«20.30 apago los equipos electrónicos. … Salvo música suave. Cenamos a esa hora. Y nos acostamos a las 10. Yo soy fana de este habito. Levantarse a las 5 hace que a las 10 haya vivido muchísimo y a mi me resultan las horas mas productivas, creativas y concentradas del día. Los chicos suelen acostarse temprano y me parece sanísimo que adquieran ese habito desde chicos! Me gusta enseñarles que el día es mas puro y mas lindo mientras mas temprano estamos arriba…» (Mariana).
Los elementos que puedes tener en tu rutina son:
– Prepararte una infusión que te guste y que sea la infusión de tu rutina de mañana. Por ejemplo, si durante el día tomas café o mate, en tu rutina de mañana pueden estar esas bebidas, o puedes tener un té especial que sea sólo para ese momento. Tu decides :)
– Ponerte música que te de calma y foco, o te motive y entusiasme.
– Revisar tu misión, visión, roles y objetivos.
– Hacer tu registro de hábitos del día anterior.
– Revisar el calendario que armaste en tu momento de organización semanal y define qué harás hoy.
– Haz una lista de tareas más importantes para el día, ordenadas de más a menos importancia.
– Escribe tu diario, como registro y reflexión o como diario de agradecimiento.
– Lee algún libro que te inspire, o ten un momento de auto formación. Leyendo algún libro que te sirva para alguna actividad, o haciendo un Curso online. A mí me gusta mucho ver charlas de TED, que me dan ideas nuevas y puedo elegir si son de 3 minutos hasta 18.
– Hacer algo de ejercicio. Quizá tu tiempo no alcance para una súper rutina de 1 hora o más. Pero de que puedes hacer 10 o 15 minutos de ejercicio, seguro. Incluso si te propusieras hacer 20 flexiones, 20 sentadillas y 30 abdominales. Ya estarías poniéndote en movimiento y comenzando el día con buen ánimo y energías.
Para aprender más sobre cómo armar una buena rutina de mañana, te recomiendo que leas este artículo.
PASO #6. Aplica la Ley del 20/80 a tus actividades y multiplica tu productividad
Si hiciste los pasos del 1 al 5, ya estás en un muy buen nivel de organización y claridad.
Puedes multiplicar tus resultados y potenciar todo lo anterior si aplicas la Ley del 20/80. Esta ley dice que el 80% de los resultados que obtenemos proviene del 20% de las acciones que hacemos.
Eso significa que probablemente de todas las actividades que estás haciendo (esas que pusiste en tu lista y en tu calendario) sólo el 20% te trae los resultados que ves.
Identificar cuál es ese 20% y eliminar la mayor cantidad de actividades que estás haciendo que no están dentro de ese 20%.
Adoptar la mirada del 20/80 te ayudará a estar siempre pendiente de la relación entre acciones-resultados.
Y podrás ir optimizando con el tiempo de forma tal de no caer nunca más en uno de esos errores que vimos al comienzo de esta guía: hacer y hacer, mantenerte ocupado pero sin resultados.
Este artículo te mostrará más en profundidad de qué se trata esta ley y cómo aplicarla a diferentes ámbitos y proyectos.
Aquí puedes escuchar un podcast sobre cómo aplicar la ley del 20/80 al emprender
Y en el Kit gratuito encontrarás una Planilla descargable para aplicar el 20/80 a lo que quieras.
PASO #7. Ten diferentes momentos para organizarte mejor
Hemos descubierto en la práctica que así como es buena idea simplificar cada parte del sistema y enfocarnos en formar hábitos que nos transformen en personas organizadas, también es importante tener momentos de revisión periódicos.
Y esto puede verse como pesado y complejo, pero no lo es. Todo lo contrario.
Es lo que te ayudará a mantenerte en rumbo, no desenfocar y asegurarte de avanzar todo el año hacia tus objetivos.
Es la clave para llegar a fin de año y ser 100% consciente de qué hiciste, qué no, qué lograste y cuán cerca de tus objetivos estás.
Contrario a lo que suele pasar que es que lleguemos a diciembre y no hayamos logrado lo que nos propusimos y no sepamos bien por qué.
Para eso, te recomiendo que tengas distintos momentos de revisión y planificación:
– Bi-anual:
Una vez al año haz una planificación grande.
Replica lo que haces semanalmente pero para tu año. Esto es ideal hacerlo en Enero o a fines de diciembre.
Revisa cómo fue el año que pasó, y toma decisiones para este nuevo año: define un objetivo grande.
Decide qué quieres lograr en cada uno de tus roles; qué hábitos quieres formar; qué inversiones te gustaría hacer, etc.
Además, ten otro momento anual (idealmente a fin de año) para hacer una revisión y reflexión exhaustiva del año que pasó. Toma nota de todo porque esto es lo que usarás para la planificación del año siguiente.
Aquí tienes una guía súper completa que es la que usamos nosotros para hacer la revisión y la planificación de nuestros años.
– Semestral.
Es muy útil también frenar una vez a mitad de año, y hacer una revisión para poder re-planificar y ajustar los objetivos si es necesario.
Hazte un momento en Junio para ver cómo vas, qué perspectivas tienes de alcanzar lo que te propusiste hasta diciembre y cómo puedes re acomodar las cosas si es necesario.
En el equipo hacemos esto y aprovechamos para irnos a un lugar lindo para hacer estas planificaciones.
– Trimestral.
El momento trimestral es el que hemos encontrado más poderoso en términos prácticos.
Si sólo tuvieses el momento anual y el semestral, pasarían 6 meses hasta que haces una revisión. O sea que pueden pasar 6 meses sin que hagas un ajuste o cambio.
Si tienes objetivos/proyectos trimestrales, no van a pasar más de 3 meses sin que revises, reflexiones, ajustes y aceleres.
Mientras más rápido medimos, más rápido podemos mejorar.
En cuanto a nuestra organización en el negocio, tenemos un objetivo anual y cada 3 meses nos proponemos proyectos prioritarios.
La idea es que cada proyecto se termine en esos 3 meses y el próximo trimestre tengamos proyectos nuevos.
Y en ese momento trimestral hacemos reuniones de revisión y planificación en las que analizamos números, desempeño, productividad, etc.
– Mensual.
Este es también un momento que puede ayudarte, como el trimestral, a que no pase demasiado tiempo sin que te des cuenta de un cambio que necesitas hacer.
En nuestro caso, para el negocio nos resulta mejor el trimestral. 3 meses es un tiempo justo para poder avanzar con proyectos relevantes sin extendernos innecesariamente en el tiempo.
A nivel personal, hacer una mejor revisión una vez al mes puede ser útil.
No te marees con esto y no pienses que estas revisiones son de días completos. Con un par de horas será suficiente, más aún si ya tienes un buen registro.
– Semanal.
El momento semanal es el que vimos en el punto #4. Es de los más importantes.
– Diario.
Y el diario es el que vimos en el punto #5 con tu rutina de mañana.
Tener un momento diario es clave y cambiará completamente cómo sientes tus días.
Pero si no lo complementas con los momentos semanales o mensuales, es posible que pierdas de vista un montón de elementos y te quedes con la mirada en el día a día.
El camino a dominar cómo organizarte mejor comienza ahora
Siguiendo esta Mega Guía paso a paso puedes finalmente tener más tiempo, calma y claridad.
Sabrás cómo organizarte mejor, gestionar mejor tu tiempo.
Podrás estar organizado y en equilibrio, y no sentir más que no te alcanza el tiempo.
Si sigues el paso a paso y profundizas en las herramientas que te menciono en cada uno, tendrás resultados increíbles.
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Cuéntame en los comentarios ¿aceptas el desafío y pondrás en práctica lo que te enseñé hoy? ¿Cómo lo vas a hacer?
