Cómo organizarte mejor, y aprovechar tu agenda, celular o servilleta


“Si uno no está en la «selva correcta», la capacidad para administrarse bien no supondrá una gran diferencia. Pero si uno está en la selva correcta, la diferencia será radical.”

Stephen R. Covey

– “Agendas 2014, ¿tenés?” – preguntó una chica que acaba de entrar la librería. Yo estaba buscando un mate, pero terminé con una idea para escribir.

Las agendas, igual que las promesas bajo los fuegos artificiales, son una de esas cosas que marcan el año nuevo: este año vamos a estar organizados.

Cuando la vi comprando su agenda me acordé de todos los años en que yo hice la misma compra y todas las veces que me encontré, meses después, sin estar organizado.

Ahora estoy organizado, pero no gasto en agendas: lo que hace la mayor diferencia para estar organizado no es la técnica que se usa, sino las bases sobre la que esa técnica se apoya.

Me explico: existen diversas técnicas o medios para organizarse. Personalmente, presto mucha atención a cómo las personas efectivas se organizan. Me fijo tanto en personas cercanas como en autores reconocidos. Así, conozco personas que obtienen todas muchos resultados, pero con técnicas diversas. Algunos ejemplos de “técnicas” son: agendas “tradicionales” de papel, hojas con listas de tareas diarias, agendas electrónicas, Outlook, Evernote, Planillas de Excel, etc. Las opciones son infinitas, tanto para organizar el tiempo como para las ideas.

Si hay personas efectivas que usan medios tan distintos, la verdadera pregunta es: ¿qué es lo que realmente hace la diferencia?

Las respuesta es simple: hábitos mucho más profundos. Hábitos que cualquiera puede desarrollar y que permiten mantenerse organizado aunque sólo se tenga un rollo de servilletas y una lapicera.

Se puede estar organizado (y feliz), con muy poco ;). Foto de Sam Hodgson (samhodgsonphotography.com)

Hoy quiero concentrarme en 3:

1. Aprender a no hacer. Dejar el núcleo.

Cuando empecé a organizarme pensaba que iba a poder “hacer más”. Estaba equivocado, y es uno de esos detalles que nadie se molesta en decirte. Cuando te organizás, no hacés más, sino que hacés lo importante y lo hacés mejor, porque estás enfocado y tranquilo.

Los grandes logros no viene de hacer cuarenta cosas a la vez, haciendo malabares en la cuerda floja. Los grandes logros se dan cuando concentramos energías y tiempo en grandes proyectos (esos que los “ocupados” nunca tienen tiempo para hacer). Un gran proyecto se construye con el tiempo que viene de muchas pequeñas actividades que dejamos de hacer.

Por eso, hace falta…

2. Tener claridad de hacia dónde vamos, y tener presente el precio de no cumplir nuestros compromisos

Nos cuesta dejar de hacer. Nos cuesta dejar ir. Tenemos miedo de que si soltamos (un proyecto, una idea, una oportunidad), nos vamos a quedar sin nada.

Este impulso se basa en pensar que lo importante es lograr “algo“, indeterminadamente. Lo importante, sin embargo, es lograr objetivos específicos, con los que soñemos profundamente. Cuando tenemos la claridad de qué es lo que queremos deja de darnos lo mismo una cosa u otra, y es fácil dejar de lado lo que no lleva a donde queremos.

Una actividad que hacemos que no nos lleva a nuestros sueños, nos quita tiempo, energías y foco. Eso nos evita realizar tareas que  nos llevan a nuestros Proyectos. Y, si no realizamos las actividades adecuadas y conducentes a nuestros Proyectos, estos no van a volverse realidad.

Tener un sueño propio, único, cercano a nuestro corazón y basado en nuestro aporte único, dá la fuerza necesaria para decir que NO a todo lo demás.

Finalmente,

3. Generar un ritual alrededor del sistema

Cualquiera que sea tu elección, creé un ritual alrededor de la misma. Un buen ritual de organización contempla 4 momentos:

  1. Uno semanal, para pensar en el largo plazo y de ahí sacar pasos concretos. Usualmente el Sábado o el Domingo son los mejores días.
  2. Uno en la mañana, para revisar lo que hay que hacer en el día y hacer los ajustes necesarios.
  3. Uno en la noche, para revisar cómo te fue ese día. Un par de semana haciendo esto te van a permitir descubrir los momentos que más te cuestan y pensar soluciones (por ejemplo, en mi caso me dí cuenta de que mantener el horario de despertarme es mucho más fácil si apago mi computadora y los electrónicos a las 20:00).
  4. Un instante, cada vez que pensás algo, para anotarlo en tu forma de organización. Esto es clave, y requiere que el medio de organización vaya con vos, siempre.

No te olvides: lo que hace la mayor diferencia para estar organizado no es la técnica que se usa, sino los hábitos sobre la que esa técnica se apoya.

Encontrá la claridad de propósito para no hacer en paz, y generá un ritual alrededor de tu medio de organización.

Personalmente, uso el Jorte, porque permite sincronizar con mi PC y Google Calendar. Me organizo los Domingos por la mañana y me esfuerzo mucho por sólo agendar lo realmente importante y no comprometerme a nada que me aleje de mis proyectos más grandes, que son mi familia y Superhábitos.

como organizarte mejor con tu PC
Calendarios online, como el de Google, te permiten organizar sin tu PC y en cualquier lugar. Acá estoy usurpando la PC de una amiga, Delfi, mientras la visitabamos en Buenos Aires.

El tema de la Organización se ha vuelto rápidamente uno de los centrales en la Comunidad de Superhábitos.  Por eso nuestro Kit Gratuito incluye un paso a paso para organizar tu semana, herramientas para liberar una hora cada día y plantearte objetivos que funcionen. Podés acceder al Kit Completo (con +12 Guías) ingresando tu mail en este formulario:

ACCEDER AL KIT GRATUITO

Y, finalmente, te dejo una pregunta para reflexionar:

¿Qué es eso que querés crear o construir que hace que tenga sentido decirle que No a cualquier actividad que no ayude?

12 comentarios en “Cómo organizarte mejor, y aprovechar tu agenda, celular o servilleta

    1. Lucilu, ¡hola! :) Bienvenida a Superhábitos!! Los principios para organizarte en el Instituto son parecidos, aunque allí te recomiendo sumar técnicas de estudio para optimizar tu tiempo. ¿Podrías contarme con qué temas estás necesitando esa re-organización? Así puedo orientarte a herramientas específicas.

  1. Hola, bueno, actualmente estoy desarrollando un blog muy personal sobre desarrollo personal, mi experiencia de viajar y como esto te cambia mucho, bueno esa es la idea, y muchas otras cosas que se me vienen a la cabeza y quiero incluirlo. Honestamente no estoy muy bien en la organización de tareas y cosas que quiero hacer y debo hacer en el dia, jeje, me cuesta seguir una rutina, porque odio sentir que hago lo mismo semana a semana y todo se vuelve monótono, pero he descubierto en el camino, algo, en el casi dos meses que llevo desarrollando mi idea, que, cuando realmente me veo metida en un tema que quiero conocer veo cursos, webinars, encuentro mas gente y artículos especializados, que de pronto se me fue el día y no salí del solo aprender, eso no es malo, le dediqué quizás todo el día en una cosa, pero lo hice bien, me convierto en especialista poco a poco y a la próxima ya tendré mas habilidad en eso, ya no necesitaré todo un día, sino solamente horas y poco a poco ir avanzando y ser mas eficiente, es decir también se tiene que pasar a la acción en la semana y no dedicarla toda para solo un tema y eso hace que los días no sean iguales, las rutinas no tienen que ser aburridas, las buenas rutinas como bien lo describen aquí se convierten en rituales, o un buen sistema de organización se convierte el algo vital que definitivamente lo incluyes en tu vida como un “debe hacerse”.
    Estoy implementando una agenda semanal para estar mas organizada, y cada semana le pongo un nombre que me ayuda a saber el real objetivo que tengo que llegar al finalizar dicha semana, honestamente los primeros días se ven muy bien delineados pero llega el fin de semana y lo que se me ocurre es lo que hago y no anoto nada en la agenda, ups!, bueno, estoy trabajando en ello, y en tener mas constancia con lo planteado, gracias por este post, me ayuda mucho. saludos.

    1. Kathya!

      ¡Estamos todos esperando tu Blog!

      Comparto muchas de las cosas que decís.

      Por un lado, no es malo sumergirse en los temas. Sobretodo cuando uno incursiona en áreas nuevas hace falta embeberse de las ideas para empezar. Lo que sí, creo que en cuanto uno empieza a sentir que está consumiendo demasiado contenido y se pregunta si ya es momento de empezar a hacer, esa misma pregunta muestra que es hora de largarse. Después de todo, la mejor forma de aprender es haciendo, ¿no? Tal vez este post te sirva con eso: http://superhabitos.com/aprendizaje-constante/

      Con respecto a lo la Agenda y los objetivos semanales, ¡felicitaciones! El tener una meta clara cada semana es la mejor manera de salir del ruido cotidiano y el lío de internet y pasar a lograr resultados. Varios estudios han mostrado eso que dices (el Lunes la fuerza de voluntad está descansada, y entonces se es más rigurosos, y con los días decae un poco). Creo que la solución es empezar de a poco y mejorando semana a semana, y hacer el esfuerzo un par de semanas hasta que de rutina se transforma en ritual (o sea, en hábito).

      ¿Qué tipo de agenda estás usando? ¿En papel o en el celular?

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *