Top 5: Cómo Aplicar el Principio de Pareto al Emprender

Un aspecto esencial de usar el Principio de Pareto en SH son los Encuentros

En este Post abordaremos las 5 mejores formas de aplicar el Principio de Pareto al Emprender que hemos descubierto trabajando con los Emprendedores de la Comunidad Superhábitos.

El proceso de crear y hacer crecer un negocio abarca una cantidad enorme de factores que, como emprendedores, debemos saber afrontar. Después de todo, en los pequeños negocios está a cargo de una (o pocas) personas lo que en las grandes empresas está a cargo de departamentos completos: producir, vender, atención al cliente, innovación, finanzas, etc., etc.

Si sabemos resolver y enfrentar esto, nuestro negocio crecerá, se destacará y tendremos mucho tiempo para estar con nuestra familia y amigos. Si no sabemos resolverlo, los signos serán claros: nos sentimos abrumados, estresados y nuestra empresa se estanca y fracasa.

La regla 80 20 es una herramienta que marca la diferencia entre uno y otro caso, y a continuación veremos qué significa, cuál es su origen y el top 5 de formas en que puedes aplicarlo a tu emprendimiento para lograr más en menos tiempo.

Qué es la Regla 80 20

El concepto de 80/20 fue elaborado por el economista italiano Vilfredo Pareto a finales del Siglo XIX. El principio empezó como una simple observación de Pareto respecto de que la distribución de las riquezas en su Comunidad era desigual: un 20% de las personas concentraban el 80% de las riquezas y propiedad de las tierras. Tomó nota de esto y lo dejó asentado en sus trabajos sobre Economía.

En 1941, sin embargo, esas notas llegaron a manos de Joseph Juran, un experto en Gestión de Calidad que empezó a observar cómo la distribución desigual se daba en otras áreas más allá de la Economía. Vio, por ejemplo, que la estadística se repetía dentro de las Fábricas, donde el 80% de los problemas provenían del 20% de las causas.

El trabajo de Joseph Juran puso a la Regla 80/20 en escena de vuelta, y ayudó a que las observaciones estadísticas de Pareto se volvieran conocidas y empezaran a denominarse “Principio de Pareto”.

El concepto fundamental que como emprendedores debemos tener de este principio (también llamado de “Distribución A-B-C”) es que para cualquier situación en la que muchos factores se unen para producir un resultado, una parte pequeña de esos factores producirá la mayor parte de los resultados.

Ventajas y Beneficios de Aplicar el Principio de Pareto en la Vida

Esta regla puede sonar muy técnica o complicada, ¿verdad?

En realidad no lo es. Significa simplemente que entre todo lo que hacemos hay un grupo pequeño de actividades que nos traen muchísimos resultados, mientras que las demás suman muy poco (o nada), a pesar de consumir mucho tiempo y esfuerzo.

Muchas veces la relación no es ni siquiera 80% resultados/ 20% tiempo. El punto central es que el Principio de Pareto consiste en muchos resultados/pocos factores. Las distribuciones pueden variar desde casos moderados 70/30 hasta extremos como 95/5.

Por eso el principio iniciado por Pareto también es llamado como “regla de los pocos vitales y muchos triviales”.

Gente en la playa disfrutando de las ventajas de aplicar el principio de pareto.
Un buen resumen: Cuando aplicamos la regla 80/20 podemos pasar menos tiempo en la oficina, y más en la playa :) (Foto en Iquique)

Lograr descubrir cuáles son los pocos factores críticos tiene muchas ventajas:

  • Nos permite hacer más en menos tiempo. Aprender a dejar ir las actividades triviales libera tiempo y energías.
  • Aplicar el principio hace posible seguir creciendo. El tiempo liberado al dejar ir lo no-esencial puede ser aplicado a actividades que nos traen muchos resultados.
  • Podemos aplicarlo en cualquier área de la vida, y mejorar no sólo como emprendedores, sino también como personas. Se aplica no sólo a nuestros clientes, por ejemplo, sino también a cómo estar en mejor estado físico.
  • Conocer la Distribución A-B-C nos ayuda a estar más relajados. En lugar de preocuparnos por todo, y todo el tiempo, podemos enfocarnos en un grupo pequeño de cosas y resolverlas.
  • Nos da autonomía. Aplicar el Principio de Pareto implica dejar de reaccionar o hacer en automático y empezar a ver el fin o resultado que estamos buscando y qué tiene sentido para nuestros objetivos. Así ya no hacemos algo “porque se supone”, sino que tenemos motivos personales y concretos.
  • Optimiza todos los recursos. Como veremos en los ejemplos, la regla 80/20 aplicada no sólo impacta en el uso del tiempo, sino que también mejor nuestro uso del dinero, los recursos humanos, tecnología, etc.

Ya hemos aclarado qué significa “El Principio de Pareto”, en qué consiste, cuáles son sus beneficios y para qué puede servirte.

Ahora queda una sola pregunta: ¿cómo lo ponemos en práctica? y ¿por qué no es utilizado por más emprendedores?

El mayor problema al aplicar la Regla 80/20 y cómo solucionarlo

Saber y saber hacer son dos cosas distintas. Leer sobre el 80/20 es una cosa. Aplicarlo exitosamente a tu emprendimiento es otra.

Trabajando con la Comunidad de Superhábitos descubrimos que las personas tienden a comprender rápidamente el concepto de 80/20. Todos lo vivimos de algún modo y hemos visto casos en que se aplica en la vida cotidiana (el 80% del tiempo usamos el 20 % de nuestra ropa, por ejemplo).

También descubrimos que, sin embargo, muchas quedan trabadas al intentar llevar el aprendizaje a la práctica. El obstáculo para aprovechar el Principio de Pareto en general siempre es el mismo: comprenden el concepto, pero no logran ver cuál es el 20% en sus actividades, y por lo tanto no pueden optimizar.

Y es por eso que pensé hacer un Top-5 de formas de aplicar el Principio de Pareto al Emprender. En cada uno de los puntos analizaremos brevemente cuál es el resultado, qué factores influyen con más fuerza y les dejaré un link a los artículos en el Blog que cubren el tema.

De esta manera podrán ver el Principio en Acción (lo cual aumenta la capacidad de usarlo), y además seguramente alguno de los 5 casos les será directamente aplicable.

Top 5: Las Mejores Formas de Aplicar el Principio de Pareto al Emprender

#5 – La Distribución A-B-C y los Clientes: no hace falta sufrir.

La relación con los clientes es un tema central a la hora de emprender. Por un lado, la satisfacción de los clientes es la fuente #1 de recomendaciones, crecimiento y oportunidades para cualquier empresa. Por otro lado, mantener buenas relaciones con los clientes parece imposible cuando los mismo nos presentan problemas constantes a resolver, quejas y críticas. Muchas veces el tiempo que nos demanda la atención al cliente parece imposible de conciliar con el tiempo que nos toman las demás tareas de la empresa.

Este es un ejemplo claro de cómo el Principio de Pareto puede aplicarse para tener más resultados con menos esfuerzo.

Tanto en Talleres como en Horas de Trabajo con emprendedores hay un ejercicio que utiliza el 80/20 y trae resultados casi automáticamente:

  • Primero, haz una lista de tus clientes. Intenta contemplar todos tus clientes, tanto los que hacen pedidos de gran importancia como los pequeños, tanto a los constantes como aquellos que compran de forma ocasional.
  • Segundo, analiza qué grupo trae el 80% del resultado. Decide cuál es ese resultado. En general el mejor patrón es cuánto gastan en tu empresa, pero también puede ser bueno analizar, por ejemplo, quiénes te dan más feedback o recomiendan más tus servicios. Encontrarás que un grupo pequeño te trae la mayoría de tus ingresos. Este es un ejemplo claro de “pocos vitales, mucho triviales”.
  • Tercero, analiza cuánto tiempo ocupa cada cliente. Con esto me refiero a qué clientes implican un mayor esfuerzo para ti, tanto para contactarlos, como para cerrar las ventas, planificar y entregar tu servicio o producto y con la atención al cliente luego. Aquí el patrón se repite: un 20% de tus clientes ocupa el 80% de tu tiempo.
  • Finalmente, cruza la información en ambas columnas. Busca identificar un grupo de clientes que te traiga muchos resultados con una cantidad baja de esfuerzo. Normalmente se trata de clientes con los que te entusiasma trabajar, para los cuáles tu producto funciona perfecto y con los que compartes valores y formas de ver el mundo. Utiliza ese conocimiento y deja ir a los clientes problemáticos, ordenando tu empresa para trabajar con más de tus clientes ideales.

#4 – 80/20 en Ventas: Cómo optimizar tus esfuerzos de marketing.

El Marketing también abruma, cada tanto, a todo emprendedor.

Con el tiempo han ido aumentando los medios en los que se puede estar presente. Si en algún momento la publicidad era en la vía pública y la prensa escrita, ahora se han ido sumando las redes sociales (que se multiplican a diario), los sitios web, los medios online, la radio, la TV y la telefonía móvil. Nuestra empresa está expuesta también a mercados cada vez más amplios. Hace 50 años podías alcanzar a tu pueblo o, si eras una gran empresa a tu país. Hoy estamos a un click de distancia de audiencias globales.

Y aquí sucede el error más común: pensamos que todo es igual de importante, e intentamos estar en todos los medios y para todas las personas.

Apliquemos a esta situación la regla 80/20. Lo primero es aclarar cuál es el resultado con el que mediremos los resultados. Personalmente, creo que una campaña de Marketing es exitosa en la medida en que atrae a más Clientes Ideales (como los que analizamos en el #5).

Entonces lo primero a hacer es revisar una lista de nuestros mejores clientes y preguntarles cómo conocieron la empresa y qué fue lo que los convenció de acercarse. Si vamos anotando al lado de cada uno las formas en que se enteraron encontraremos que los descubrimientos y observaciones de Vilfredo Pareto siguen aplicándose: la mayoría de los clientes ideales se enteró por el mismo medio y lo cautivó algún aspecto del mensaje.

Con esta información podemos realizar 2 acciones que van a liberarnos tiempo, dinero y energía aumentando los resultados. Por un lado, habiendo descubierto los “pocos vitales” entre los medios por los cuales vendemos nuestros productos, podemos dejar ir los demás y re-invertir en los que funcionan. Por otro, vamos a estructurar nuestro mensaje para conectar con nuestros clientes ideales (y no con el resto de la humanidad).

Al tratar de ser todo para todos terminamos siendo nada para nadie. En cambio cuando elegimos los medios y mensajes para conectarnos sólo con nuestros clientes ideales podemos ser la empresa ideal para ellos, y así aumentar nuestros resultados.

80/20 en acción :)

Un aspecto esencial de usar el Principio de Pareto en SH son los Encuentros
La idea de “pocos vitales y muchos triviales” es esencial en Superhábitos, porque sabemos que sólo compartiendo momentos con la Comunidad podemos aportar valor que produzca cambios profundos :) (Foto del Encuentro de Mayo)

#3 – La Ley del Mínimo Esfuerzo: Pareto aplicado a la Resolución de Problemas.

Los #4 y #5 están bien, pero no llegan a la cima de nuestra lista, porque están anclados a situaciones demasiado puntuales, cuando la vida en realidad es impredecible.

¿Cómo podemos encontrar formas de utilizar este Principio frente a cualquier reto?

Desarrollando un sistema de aprendizaje y resolución de problemas que esté anclado a encontrar a producir muchos resultados en menos tiempo.

Para esto debemos romper con algunos condicionamientos culturales. Después de todo, nos han dicho desde niños que el secreto es “trabajar duro”, “dedicar tiempo” y “esforzarnos más”. Y entonces cuando un problema aparece, volvemos a esas ideas. Con un poco más de tiempo y esfuerzo los resultados vendrán, ¿no?

La verdad es que no. Muchas veces en realidad no necesitamos hacer más y mantenernos ocupados, sino más bien frenar y trabajar de forma inteligente. En lugar de esperar resolver todo a fuerza de trabajo duro y prueba/error podemos avanzar más rápido si dominamos lo que en Superhábitos llamamos “Caminos del Aprendizaje”.

Hemos escrito un Post completo sobre cómo lograr más mejorando cómo aprendemos, pero la idea básica es esta: la prueba/error es la forma más lenta y costosa de aprender, y deberíamos llegar a ella sólo después de haber pasado por los 2 caminos que optimizan el tiempo: aprender de mentores (personas que ya lograron lo que nos proponemos) y aprender de material ya escrito y sistematizado.

Esto es realmente un ejemplo sobre cómo vivir el Principio en Pareto. En lugar de simplemente “hacer y ya”, nos tomamos un tiempo para descubrir qué acciones nos traerán resultados y luego ponemos el esfuerzo ahí. Por eso se conoce la regla 80/20 también como la de “mínimo esfuerzo y máximo impacto”.

#2 – La regla 80/20 para la Gestión Eficaz del Tiempo.

Una gestión del tiempo realmente eficaz debe, necesariamente, partir de aplicar el Principio de Pareto en la vida personal y como empresa.

En Superhábitos somos partidarios absolutos de tener Sistemas Personales de Organización. Después de todo, antes de la empresa está el empresario, y un emprendedor que carece de prioridades o capacidad de tomar decisiones nunca creará una empresa altamente efectiva.

El secreto para aplicar la regla 80/20 al administrar nuestro tiempo es que considerar lo que produce óptimos resultados sea parte de nuestro sistema de organización y tenga un lugar en nuestro ritual.

Así, por ejemplo, una matriz que se puede utilizar es el Sistema de Organización Semanal basado en los cuadrantes propuestos por Stephen Covey en “Los 7 Hábitos de las Personas Altamente Efectivas”.

En ese Sistema tenemos el Cuadrante 1 (Urgente/Importante), 2 (No Urgente/Importante), 3 (Urgente/No Importante) y 4 (No Urgente/No Importante).

Entre ellos, el Cuadrante 2 normalmente refleja el Principio de Pareto: son actividades que nos traerían muchos resultados en el largo plazo pero que muchas veces posponemos en pos de lo urgente o automático. Stephen Covey propone que cada semana analicemos el cuadrante al organizarnos, ¡y qué mejor momento para aplicar la regla de Pareto y Juran!

La regla 80/20 en la Gestión del Tiempo casi es la mejor forma de aplicar el principio. Existe un uso, sin embargo, que la supera y que encabeza nuestro Top 5.

#1 – El Principio de Pareto aplicado como Hábito.

Este Top 5, como habrán notado, está ordenado en base a qué tan útil es la aplicación del Principio. Así, por ejemplo, aplicar 80/20 a nuestros clientes es útil para esa situación particular, pero no nos ayuda a nivel personal. Organizarnos mejor cada semana es una visión superadora, claro. Pero no lo suficiente como para llegar a la cima de esta lista.

La mejor forma de aplicar el Principio de Pareto como emprendedores es transformarlo en un hábito.

Transformar la Regla de Distribución A-B-C en un hábito personal implica incorporarla a nuestras consideraciones cada vez que tengamos que tomar una decisión o afrontar un problema. Significa hacer parte de nuestra visión del mundo el hecho de que pocos factores traen muchos resultados y usar eso a nuestro favor en todo momento.

Para lograrlo no es necesario un complejo diagrama o esquema. Simplemente tenemos que cruzar la estructura de los hábitos (disparador, conducta y recompensa) con las observaciones de Vilfredo Pareto.

Pasos para Convertir el Principio en Hábito:

Disparador: El momento de aplicar Pareto y 80/20 es cada vez que sentimos que estamos demasiado ocupados o que no llegamos a hacer todo lo que tenemos que hacer. Personalmente uso como disparador frases como “no llego con todo lo que hay que hacer” o “hoy no tuve ni un segundo para mí”.

Conducta: Para convertir una conducta en hábito la misma debe ser clara y concreta. Sabiendo que normalmente existen “pocos vitales y muchos triviales”, la conducta en este caso para mí es:

  • Aclarar qué resultado estoy tratando de obtener y cómo se mide. No es lo mismo querer ganar más, vender más, o tener más visibilidad.
  • Ver qué actividades (o factores) están influyendo en el resultado, y evaluar en mi experiencia hasta ahora cuánto tiempo/esfuerzo/dinero me requiere cada uno y cuál es la relación de ello con los resultados que trae.
  • Descartar una actividad que me tome mucho esfuerzo y traiga pocos resultados, y reemplazarla por más tiempo invertido en una que sea parte del 20%.

Recompensa: Para que una conducta se convierta en hábito a nivel neurológico debe haber una recompensa por llevarlo a cabo. Cuando descubro una actividad de bajos resultados y la reemplazo por una del 20% también separo algo del tiempo que estaba usando mal antes y lo utilizo para algo que me divierta a nivel personal. En mi caso, por ejemplo, me gustan las películas, ¡así que cada vez que aplico la regla 80/20 me permito ver una película para compensarme por el tiempo ahorrado e invertido de forma más inteligente!

Al aplicar el Principio de Pareto en nuestra empresa y en mi vida diaria he comprobado que el mismo trae resultados de formas muy variadas. Por ejemplo:

Aplicar el Principio de Pareto ayuda a enfocarnos.
Aplicar el 80/20 de Pareto implica dejar de andar en automático y elegir actividades según los resultados.

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Nuestro objetivo #1 en Superhábitos es que en el mundo existan más emprendedores exitosos y menos wantrepreneurs. Que más personas dejen de soñar con tener algo propio algún día y pasen a la acción, pongan a prueba sus ideas y puedan vivir de negocios que los apasionen, que aprovechen su potencial y hagan que el mundo (y sus comunidades) estén mejor.

El problema es que muchas personas se quedan sin energías mucho antes de que su negocio funcione. Esto es justamente por no aplicar la Regla de 80/20 y como vimos en este Top 5.

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En resumen: El Principio de Pareto es fundamental para cualquier emprendedor.

La regla 80/20 puede aplicarse en cualquier industria y a casi cualquier problema.

Para que Emprender sea Simple y podamos hacer crecer nuestros negocios debemos sacarnos la idea de que el secreto es “hacer más” y “trabajar más horas” y darnos cuenta de que en realidad la recompensa se la llevan quienes trabajan de forma inteligente, y descubren cuál es el 20% de sus acciones que trae el 80% de los resultados.

12 comentarios en “Top 5: Cómo Aplicar el Principio de Pareto al Emprender

  1. Hola Matí:

    Definitivamente SH nunca me defrauda. Hay cosas tan simples como el pareto y nunca lo había contemplado en la forma tan simple que lo has explicado.

    Solo puedo decir que me pondré manos a la obra y después les cuento como me fue. Ando llena de proyectos personales, a eso le sumo mis actividades laborales por cuenta ajena y estaba sintiendo que necesitaba un día de 48 horas.

    Saludos al equipo SH.

    1. Maryory!

      ¡Qué gran honor viniendo de una experta! :)

      sentir que “ojalá tuviera días de 48 horas” es un disparador excelente para Pareto, ¡así que hay que aprovecharlo para ponerlo en práctica!

      ¡A ver cómo te resulta!

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