Todos queremos «ser productivos».
Pero ¿realmente sabemos qué significa la productividad ? ¿Tenemos claro qué queremos lograr y qué debemos hacer para ello?
No importa cuántas horas pases sentado en tu escritorio pensando, trabajando, haciendo. Si no logras resultados, si no avanzas aunque sea lentamente hacia donde deseas, todas esas horas y esfuerzo no tendrán sentido.
Por eso hoy tenemos a un amigo invitado que es especialista en productividad que nos va a ayudar a desentrañar cuáles son las claves de la verdadera productividad de una forma muy simple y clara.
Él es Iago Fraga. Consultor de productividad personal y organización, autor de tecnicasdeorganizacion.com
Iago afirma que la productividad no es un fin, sino un medio. Tiene un enfoque muy práctico y las ideas de base las compartimos. En esta entrevista hablaremos de eso y más.
(Y al final, una muestra de su libro La Revolución Productiva).
¿Qué es la productividad y qué diferencia hay entre ser productivo y estar organizado?
La productividad es una combinación de dos cuestiones: eficiencia y pertinencia.
Ser eficiente es lograr lo que te propones. Ser pertinente es trabajar en lo que importa de verdad. Por ello solo eres productivo si además de «producir mucho» produces «lo que hace falta».
La organización es todo aquello que ponemos en marcha (herramientas, infraestructura, procesos, etc. desde una agenda hasta la gestión de prioridades) para intentar optimizar tareas puntuales. Por eso es mucho más fácil que alguien organizado sea productivo aunque no es imprescindible.
¿Cuál es el problema más común a la hora de organizarse y ser productivo?
Que la gran mayoría ni siquiera se da cuenta de que necesita ser «productiva». Es más natural dejarte llevar por la rutina concentrándote problema tras problema que levantar la cabeza un buen día y preguntarte: ¿qué es lo que quiero y cómo lo consigo más rápido?
Por eso hay tanta gente demasiado ocupada haciendo algo que no necesita como para empezar lo que necesita o para aprender una técnica con la que acabaría infinitamente antes. Se necesita un cierto reflejo o punto de inflexión para empezar.
¿Cuáles son los errores más comunes a la hora de intentar ser más productivos?
En los principiantes yo diría que los errores más comunes son intentar abarcar todo lo que les pasa cerca y ver la productividad como una cuestión de mejores herramientas.
Requiere un cierto entrenamiento y mentalidad el aprender a dejar ciertas cosas sin hacer incluso cuando tienes tiempo. Y por supuesto, al igual que con los fotógrafos, no es la cámara la que hace el trabajo.
Las herramientas de productividad avanzadas son para expertos no porque tengan muchas opciones, sino porque el que dispone de ellas sabe sacarles partido bien.
¿Qué le dirías a una persona que tiene un trabajo y afirma que «no tiene tiempo» para dedicar a su propio negocio, aunque éste es lo que más disfruta y lo que le traerá la independencia que tanto desea?
Imagina un trapecista. Si cruza el hilo, del otro lado le espera un mundo fantástico. Si se cae y no hay red se mata.
Por eso todo emprendedor tiene que tejer una red suficiente antes de saltar para que si se cae pueda volver a intentarlo, pero no perder tanto tiempo que no acabe cruzando nunca o demasiado tarde. La clave está en hacer un esfuerzo extra durante un período corto en el que mantienes tu antigua actividad pero preparas el terreno mientras tu negocio aún no te necesita a tiempo completo.
Si tienes claro el punto exacto en el que abandonarás tu trabajo, todo se hace más claro y fácil (porque sabes exactamente cuándo pasará esta situación tan intensa que es estar a dos cosas a la vez).
¿Cómo podemos hacer para manejar las distracciones? (hay miles pero las más comunes: la bandeja de entrada; las tentaciones de Internet como videos, noticias, facebook; llamadas telefónicas o notificaciones en el celular permanentemente, etc.)
La solución definitiva es tener un objetivo tan genial que te olvidas de todo eso porque realmente te apetece ponerte a ello.
Las distracciones en parte nos distraen cuando no tenemos nada mejor a que atender o lo que deberíamos estar haciendo nos aburre.
¿Cómo podemos manejar el cansancio? Llegamos a casa cansados del trabajo y sentimos que ahí se terminó el día, es hora de ver televisión y «ya no funcionamos»…
Cuida y mide muchísimo tus esfuerzos. El día no acaba cuando llegas a casa, sino que empieza. Es importante descansar bien (las 8 horas diarias o en función de la persona a lo mejor un poco más).
Pero además hay que saber escoger una actividad diaria que podamos mantener. Tan exigente es un trabajo que nos toma 10 horas diarias como uno que nos toma 7 horas y nos inutiliza para 3 más.
¿Cuáles son los hábitos clave que sustentan la productividad? (por ejemplo alguna rutina cotidiana, algún hábito en particular).
Uno de los primeros hábitos a desarrollar (que parece una tontería, pero es una pieza fundamental) es el hábito de volver a la agenda cuando acabas una tarea. Tenemos un gran potencial de dispersión y por eso este hábito es una pieza clave sobre la que construir tu productividad.
A partir del hábito de volver a la agenda cada vez que acabas una tarea se pueden empezar a construir hábitos más complejos y se pueden empezar a apuntar y hacer más cosas que tareas.
Mientras no tienes un mínimo de continuidad da igual cuantos objetivos escribas y lo buenos que sean tus planes que siempre corres el riesgo de fallar por olvidarlos o entretenerte con otras cosas.
Si tuvieses que elegir sólo una cosa, ¿cuál sería la piedra fundamental de la productividad para cualquier persona que tenga una rutina bastante ocupada y quiera tener resultados significativos?
Esta es casi imposible de responder aunque yo me limitaría a tu lista de objetivos. Mientras no definas por escrito y sepas lo que quieres lograr, no puedes ser productivo. Puedes ser muy activo pero no productivo. Porque la noción de productividad es producir cosas relevantes para ti. Y eso pasa ineludiblemente por tener una lista de objetivos.
Trabajar para cosas que no necesitas es de lo más frustrante y sin embargo es lo normal para la gente que no practica productividad.
¿Cuál es el rol de los horarios y calendarios para estar organizados y enfocados?
Permitir la capacidad de planificación y la sensación de control.
Es necesario evitar al máximo el asignarle una hora a cada tarea que hagamos durante la semana. Eso te da la sensación de falta de libertad y te acabas rebelando contra tu plan (aunque lo hayas escrito tú).
Sin embargo, las grandes líneas de la semana (como saber que tienes gimnasia los jueves a las 12 o que todos los sábados le dedicas 3 horas a un proyecto) son muy clarificadoras porque te dan tranquilidad. Puedes concentrarte toda la semana en otras cosas porque sabes que la gimnasia y tu hobby «ya tienen su momento reservado».
¿Cuál es el mejor consejo que podrías darle a alguien que está preocupado por ser más productivo, tener más tiempo, tener resultados y que su negocio crezca?
Empieza hoy mismo a aprender de productividad. Empieza ya y no esperes.
Si estás muy sobrecargado, empieza por aprender cómo hacer en menos tiempo algunas de tus tareas más frecuentes. Y con el tiempo que liberes, en vez de ocuparlo en otras cosas, reinviértelo en seguir aprendiendo productividad más avanzada.
En cuestión de un par de meses te alegrarás enormemente de haber hecho la prueba y serás tú mismo el que antes de hacer cualquier cosa se plantee si existe un modo de hacerla más inteligente.
¿Qué herramientas usas en tu día a día y recomiendas?
Yo uso mucho Evernote porque ha sustituido a mi libreta y boli. También copio en él cada domingo la «agenda» de la semana. El corazón de mi productividad es una herramienta informática que he programado yo mismo (así que esa no se puede «recomendar») y también uso Trello y Google Docs para el trabajo en equipo.
Eso sí, es muy importante que las herramientas hay que escogerlas en función del tipo de trabajo que realizas (de tu forma de hacer las cosas). Para dos personas distintas, el mejor conjunto de herramientas rara vez es el mismo.
¿Algo interesante, divertido, novedoso que te gustaría agregar? :)
No aprendas productividad para producir más para tu jefe, aprende productividad para ser más feliz en tu vida.
Con frecuencia nos dejamos absorber tanto por «lo que tenemos que hacer» que nos olvidamos que estamos en este mundo para «hacer lo que queremos».
El que entiende productividad de verdad la usa los fines de semana y durante las vacaciones porque para esa persona la productividad no es una forma de obligarse a hacer lo que no quiere sino una forma de facilitarse la vida y hacer lo que le gusta además de manera eficiente.
¿Qué te pareció este artículo? Puedes mirar este fragmento del libro de Iago, La Revolución Productiva.
¿Te gustaría preguntarle algo que no estuvo en la entrevista? ¡Deja tu pregunta en los comentarios!
