«Apestar en algo es el primer paso hacia convertirse más o menos bueno en algo» – Adventure Time

Hace un tiempo nos hicieron una entrevista en la tele. Hubo una pregunta que surgió y me gustaría compartir con ustedes:

¿Cómo hace uno para perseverar en un proceso de cambio largo? ¿Cómo hace una persona que siente que tiene mucho para cambiar o mejorar para mantenerse en el camino, a pesar de las dificultades y los obstáculos?

En mi mente salió clarito: Kaizen Cotidiano.

Veamos la situación y el Problema

Supongamos que tenés un trabajo de medio tiempo, y querés empezar un negocio a la par. Tal vez ya lo empezaste, pero está trabado y no crece. Te gustaría que mejore pero, ya sé, para eso necesitás tiempo ¿no?

El tema es que, como trabajás o estudias, sólo tenés medio día. Leés mucho y tenés un cuaderno lleno de ideas (campañas publicitarias, nuevos productos, oportunidades para crecer), pero te está faltando el tiempo para implementarlas. Si tuvieras ese tiempo, ¡ay si tuvieras ese tiempo! Tu empresa sería el nuevo Apple o Telmex. Pero no lo tenés, entonces seguís pensando, para cuando lo tengas.

Hoy cortamos con eso: es hora de empezar, y desde ahí mejorar.

Si lo pensás, tu situación es similar a la de una persona que no empieza a hacer ejercicio porque «trabaja todo el día». Vive pensando lo genial que le quedaría la ropa si saliera a correr 5 veces por semana y fuera al gimnasio a diario. Si tan sólo tuviera tiempo, tendría un físico espectacular. Pero bueno…

El Origen de la Solución

¿Qué podés hacer para emprender mientras trabajas a medio tiempo? ¿O para hacer ejercicio?

Aplicar el Kaizen a tus problemas.

El Kaizen es una forma de ver los problemas empresariales que surge en los Estados Unidos de la mano del Dr. W. Edwards Deming tras las crisis del 30 y significa, básicamente, mejora continua. Como el nombre indica, se popularizó por su aplicación en Japón tras la Guerra, cuando las tropas del General MacArthur colaboraban a la reconstrucción del país.

Personalmente descubrí el tema a través del libro de Robert Maurer, «El Camino del Kaizen», sólo para después verlo en todos lados.

Dentro de ese libro, creo que hay dos frases que resumen la idea central:

• «Busquen los cientos de pequeñas cosas que pueden mejorar. No traten de planear un departamento completo o una mega instalación de equipamiento nuevo. No hay tiempo para esas tareas mayores. Busquen mejoras en trabajos que ya existan y con equipo que ya tengan» (Manual de Training Within Industries, traducido por mí).
• «Cuando mejoras un poco cada día, eventualmente cosas grandes suceden. Cuando mejoras tu condición cada día, eventualmente mejoras muchísimo tu situación. No mañana, no pasado mañana, pero eventualmente ganaste muchísimo. No busques el gran y rápido cambio. Persigue el pequeño cambia un día a la vez. Es de la única manera que pasa y, cuando pasa, perdura» (Cita de John Wooden, traducida por mí).

Claro, hay que entender en qué contexto surge esto. En Japón la base industrial estaba destruida, así que no había otro camino. No podían apuntar a invertir millones en levantar nuevas fábricas con equipamiento nuevo y lleno de profesionales extremadamente formados.

Me imagino que ya vas viendo el parecido a la situación que pensabámos, ¿no?

El Kaizen empezó aplicado a grandes industrias, pero no sólo ahí sirve.

La Solución en Tú Caso

A nivel personal nos pasa lo mismo. Tenemos que aprovechar esta filosofía en los emprendimientos cuando arrancan y en nuestros problemas cotidianos. Incorporar el enfoque Kaizen al desarrollo de hábitos como emprendedores es una de las mejores formas de garantizar el éxito en el largo plazo.

Ninguno tiene millones para simplemente empezar un negocio con Oficinas en el Centro de la ciudad y 150 empleados de primer nivel. Ninguno tiene todo el día libre. Tenemos compromisos. En algunos casos, hay que cumplir horarios de trabajo. En otros será estudiar en la Universidad. La familia y los amigos también necesitan que estemos para ellos, y es bueno tener tiempo para eso.

Somos como japoneses post-guerra, pero de la vida cotidiana, y por eso nos sirve el enfoque Kaizen. Dejemos de tratar de poner una fábrica nueva, y mejoremos de a poco. Soñemos menos con vueltas de 180° y confiemos en hacer 180 de 1°.

Un caso simple, a nivel personal

A mitad de este año, en Invierno, tuve una pequeña mudanza. Tenía que despejar mi habitación por un par de semanas, así que no se me ocurrió mejor idea que ir a quedarme en una casa en el campo, donde no vive nadie normalmente. Pensé que iba a ser una linda aventura y me largué.

Los problemas de mi plan se hicieron evidentes la primer noche. Era la semana más fría del año y los techos altos no ayudaban. Dormí terrible, y al día siguiente se me hizo imposible trabajar. Estaba muy frío, soñé demasiado y me dolía la cabeza cuando me levanté (tarde, por cierto). No tenía presupuesto (ni intención) para salir a comprar una cama nueva e instalar estufas de gas. Tampoco para irme a un hotel de 5 estrellas.

Había llegado la hora del Kaizen ;).

Esto pasó en la semana siguiente:

• Día 2: Encontré guardada una pequeña estufa eléctrica. La enchufé temprano, para que el cuarto fuera ganando temperatura. A la noche puse encima de mi bolsa de dormir todas las mantas que pude conseguir. De frío pasé a que me hiciera demasiado calor. Seguía incómodo.
• Día 3: Dejé sólo la bolsa de dormir y la manta a los pies. Mantuve la estufa. Revisé la cama y encontré que la estructura estaba torcida (por eso el dolor de espalda). Arreglé eso en 15 minutos. Esa noche dormí bastante cómodo, así que me levanté mejor descansado, aunque tarde.
• Día 4: Pensando, me dí cuenta de que la luz de la estufa radiante me estaba dando a la cara durante la noche (para dormir, lo mejor es la oscuridad). Puse una silla en medio para bloquear la luz. Mejora automática en el descanso.
• Día 5: Agrego lo que me estaba faltando para arrancar temprano: dejar el celular lejos de la cama. Me levanto en tiempo (a las 06 a.m.) y salgo a correr. Acá tienen una foto:

Claramente cómo dormí una semana no es el objetivo de este relato.

La pregunta es otra: ¿cuántas personas se pasan meses o años quejándose de que quieren cambiar, y esperando un mega-cambio? ¿Cuántas hubieran seguido durmiendo mal durante un par de semanas soñando con una cama nueva, con colchón nuevo o hasta una casa nueva?

Más importante aún: ¿Cuántos están haciendo lo mismo con sus hábitos y negocios?

Un caso simple de Kaizen en Superhábitos

Si empezamos mejorando un poco hoy, otro poco mañana y así durante un año, no vamos a poder creer hasta donde llegamos. Yo pase de incómodo y con frío a estar mejor que en mi casa en una semana :). Son los mismos principios los que se aplican en todas las áreas de nuestras vidas.

Dentro de Superhábitos, usamos el enfoque Kaizen para todos los procesos. Lu, por ejemplo, lo usó para ir mejorando la manera en que generamos y publicamos el contenido:

• Empezamos con la idea de escribir los posts y artículos mientras se iban publicando. No incumplimos nunca, pero nos dimos cuenta de que no teníamos previstas emergencias ni estábamos aprovechando todos nuestros recursos.
• Lu notó que en lugar de usar las 4 semanas que cada uno tenía, terminabamos escribiendo siempre en los 5 días antes de publicar, así que se podía escribir en ese tiempo. Investigó sobre escribir rápido. Juntó eso, unas pautas de estilo y las mejores prácticas en un pequeño-manual. Nos pusimos de acuerdo, y empezamos a escribir todos un post por semana.
• Un par de semanas después seguía faltando coherencia y que todos lleguen, así que hicimos revisiones y compartimos experiencias. Mejoramos.
• Cuando todos cumplimos con escribir siguiendo las patuas, pensamos ir un poco más allá. La pauta fue diaria: 500 palabras, todos los días.
• Al mismo tiempo, investigamos sobre escribir y estructurar mejor los textos. El pequeño manual iba creciendo y siendo más completo.
• Un mes después, pasamos a 1000 palabras por día. Generamos un sistema para organizar el archivo y usar el contenido generado.
• A las semanas, Lu descubrió que no era útil volver al Manual cada vez que se escribía, y por eso hizo simplemente plantillas con check-list en las cuales cargar los posts (estoy usando una ahora). Escribir pasó a tardar bastante tiempo menos.

Mejora continua a través de pequeños cambios. Kaizen :)

Si nos hubiéramos planteado, en Enero, tener un manual de escritura, sistema de archivos, plantillas y una rutina de 1000 palabras por día, nos hubiera asustado y Superhábitos hubiera quedado en la nada. Tal vez, si no, hubiésemos pasado semanas y semanas leyendo sobre esos temas, tratando de entender las mejores prácticas y dando vueltas. Seguiríamos ahí. Es mucho más efectivo arrancar  e ir mejorando de a poco a través del aprendizaje de la propia experiencia.

Este «Kaizen Cotidiano» tiene una característica final que lo hace súper-útil: no hay medida de cuán chicos tienen que ser los pasos. Eso lo decidís vos, así que podés diseñar el proceso de forma tal que no se sienta pesado, te tome demasiado tiempo o te asuste.

Elimina las excusas, ¿no?

Y ahí viene la pregunta:

Cómo aplicar el Kaizen en lo Cotidiano

Tu mejor maestro es tu último error – Ralph Nader

1. Definí un área que te gustaría mejorar. Mantenelo simple, no busqués hacer muchos cambios en simultaneo. Creá una nota en la PC, tu celular o en un cuadernito para cada una.
2. Cada día sentate y reflexióna al respecto, ejercitando tu auto-consciencia y atención. Asegurate de todos los días dedicarle aunque sea 5 minutos. En la vida no es tanto el talento como el trabajo constante el que logra los resultados. Usá estas preguntas:

• ¿Cómo te sentís al respecto?
• ¿Vas alcanzando los objetivos que te proponés?
• ¿Qué de lo que has intento funciona? ¿qué no?
• Tip: Pueden parecer preguntas simples, pero el sólo hacerlas predispone distinto tu mente, y se abren caminos a ver pequeñas mejoras.

1. Partiendo de esas respuesas, pensá de forma creativa: ¿cómo puedo hacer que funcione mejor, aunque sea un poco? ¿Hay recursos parados a mi alrededor que puedo aprovechar? Como ejercicio divertido, empezá primero pensando todas las mejoras que puedas hacer sin dinero (que son muchísimas, te lo aseguro).
2. No te conformes. El conformismo es la muerte para la mejora continua. Conformarse es asumir que las cosas sólo pueden hacerse o ser de un modo. Eso no es cierto, ni acá ni en la China :), ¡usá tu creatividad!
3. Cada vez que pienses una solución, anotá todas las ideas que se vengan. Si son distintas, elegí una para implementar. A partir del día siguiente, cuando te sientes a revisar, pensá usando las preguntas del punto 2.
4. Si probás un camino y no funciona, volvé hacia atrás (usando el diario) y probá otro. Tené paciencia. Los procesos toman tiempo, y hay que saber disfrutarlos. Si un día estás cansado, o sin fuerzas, recordá que estas llevando adelante un cambio, y que eso nunca pasa desapercibido.

Esta pequeña charla explica una idea muy sencilla, que complementa el Kaizen. Mejorar no es un camino de ida. Es un ciclo, siempre :)

Y el punto clave

Hoy empezamos con una pregunta: ¿cómo hace uno para perseverar en un proceso de cambio?

Ahora ustedes entienden la respuesta igual que yo: Kaizen Cotidiano.

Y, aunque hayamos charlado de cómo empezó, para qué sirve, situaciones en qué aplicarlo y cómo hacerlo, falta lo más importante: que lo uses.

Así que esta semana te propongo un reto de Kaizen Cotidiano.

Elegí un tema que tengas en la cabeza hace meses, y usá los pasos del punto anterior. Mejorá un poco cada día (no importa que tan poco) y contános cómo te fue en los comentarios, o en Twitter (@Superhabitos).

¿Listos? ¿En sus marcas? ¡Ya!