“Seguramente, si tengo las mejores aplicaciones de productividad, seré más productivo”.
¡Cuántas veces pensamos así! ¡Y qué equivocados estamos!
Pasamos mucho tiempo buscando las mejores aplicaciones de productividad, creyendo que ese es el camino real hacia tener más resultados.
En los últimos posts y episodios del Podcast hemos abordado el problema de la productividad desde diferentes ángulos.
Hemos visto que el camino hacia ser más productivo comienza con aprender a priorizar y hacer lo que trae resultados, dejando de lado lo que no nos funciona.
Esto es un hábito, es una acción que debemos incorporar como cotidiana para ser realmente cada vez más productivos.
Luego, vienen las aplicaciones de productividad y las herramientas.
¿Nunca has tenido una agenda y en diciembre te das cuenta de que no la has usado, o si la usaste, fue para tomar notas como un cuaderno cualquiera, pero no como herramienta de organización?
Sin el hábito de organizarse en base a lo importante, ninguna herramienta es útil, por más linda que sea, por más que esté muy bien diseñada.
Pero, sabemos también que las herramientas y aplicaciones vienen en segundo lugar porque tienen el poder de potenciar todo lo que ya te dan los buenos hábitos de organización y productividad.
Si aún no lo hiciste, te recomiendo que explores los posts anteriores para incorporar el mindset correcto y poner en práctica los pasos simples que te llevarán a una buena organización y a ser más productivo pronto.
Luego, aprovecha este artículo para explorar las aplicaciones de productividad que pueden multiplicar tus resultados.
10 aplicaciones de productividad que no deben faltarte como emprendedor
Organicé las aplicaciones según distintas categorías para que puedas ver para qué te sirve cada una. Luego, verás cuál es su utilidad y nuestra experiencia al respecto.
Pero como siempre, queremos que tú las experimentes y que tengas los aprendizajes de qué te funciona a ti en particular. Así que toma estos consejos y pasa a la acción.
*Organización personal. Organización del trabajo y trabajo en equipo
#1. Todoist o Remember the milk
Para organizar tus tareas semanalmente, hay miles de aplicaciones. Estas dos son las que usamos nosotros. Mati usa Remember the milk, y yo Todoist.
Ambas son muy diferentes, si bien son simples y fáciles de usar.
Remember the milk tiene todo lo que necesitas. Puedes tener tus tareas ordenadas por categorías y también tener contactos para asignar tareas a otros (siempre que usen RTM también).
Mati la ha encontrado muy práctica y recomendable.
Todoist es más simple aún y es más útil para hacer listas y usarlas de base para luego organizarte. En mi caso, tengo sólo 4 categorías en las que genero listas. Las categorías son: Personal, Superhábitos, Ejercicio, Familia. En esas 4 grandes categorías, voy generando listas según van surgiendo tareas, actividades o ideas.
¿Para qué hago esto? Para sacarme estas ideas de mi cabeza y asegurarme de tenerlas en algún lugar seguro para luego revisarlas.
Entonces, cuando agrego una tarea a alguna de estas 4 categorías, si es urgente le coloco un plazo así sé que tendré un recordatorio activado. Si no es urgente, me saco eso de la mente y lo vuelvo a la lista que corresponde. Luego, en mi momento de organización diario y/o semanal, acudo a mi Todoist para revisar las listas y ver qué es importante hacer ese día o esa semana.
Todo lo que surge de la lista de Superhábitos, cuando lo coloco en un día o semana específico, lo cargo en Asana, que es la app que usamos para el trabajo en equipo, y lo borro de todoist.
En el momento de cargar una actividad a una lista, también tienes la opción de colocarle un nivel de prioridad. Así luego es más fácil identificar qué es lo más importante.
Tiene ventajas frente a otras aplicaciones como el hecho de que es súper simple y si le das un buen uso, te ayuda a que organizarte también sea más simple.
#2. Google Calendar
Usar algún tipo de calendario es clave dentro de un buen sistema de organización. Pero tiene que ser uno simple, rápido y que te permita plasmar lo que ya decidiste como importante.
He probado varios tipos de calendarios diferentes y Google Calendar sigue siendo el que mejor me funciona. Además de que es simple a la vista, es rápido y fácil de usar. Tiene muchas opciones útiles, como el poder invitar a otros a actividades y que si aceptan, se les agende en su calendario.
Para un buen uso del calendario, primero debes hacer el ejercicio de tener las listas de actividades, evaluar y priorizar cuáles son más importantes, cuáles harás esta semana, y luego vas al calendario a buscarle un lugar adecuado esa semana.
Una recomendación fundamental: nunca pero nunca coloques actividades una tras otra sin un espacio entre ellas. Es imposible que mantengas un ritmo en el cual hagas todo lo que te propones tal cual lo planificaste y sin que alguna actividad se demore más u otra empiece más tarde.
Para evitar la frustración y también evitar inconvenientes -como llegar tarde a alguna cita porque en tu calendario estaba planificado que te desocuparas a tiempo y algo sucedió-, deja siempre espacios entre tareas y actividades.
#3. Asana o Trello
Trello y Asana son dos plataformas de trabajo en equipo súper recomendables.
No es lo mismo usar una app para organización personal que para trabajo en equipo. Nosotros hemos investigado las distintas opciones que existen para equipos y nos hemos decidido por Asana, luego de experimentar su uso.
Puedes organizar las actividades en Proyectos. Esto te permite tener un seguimiento más ordenado de la actividad del equipo.
Cada uno tiene sus tareas asignadas, puedes poner plazos y subtareas. También hay una sección de conversaciones, es decir, un chat interno. Y un calendario de equipo.
De esta forma, cada miembro del equipo puede estar al tanto de los movimientos en general, de en qué está trabajando cada uno, qué participación tiene en los diferentes proyectos, etc.
Además, Asana se sincroniza con Instagantt y te permite generar un gráfico de Gantt con todas las actividades y plazos dentro de un mismo proyecto. Incluso puedes agregar dependencias. Es decir, si una tarea depende de que otra esté realizada para poder hacerse.
Es realmente práctico y simple.
Creo que Trello y Asana son ambas muy buenas plataformas de trabajo en equipo. Trello tiene una interfaz más simple, pero es cuestión de percepción y de experimentar con tu equipo. Nosotros hemos usado Asana y nos resulta útil y potenciador.
#4. Google Drive
No hace falta explicar demasiado por qué Google está dentro de las mejores aplicaciones que tienes que tener como emprendedor ¿verdad?
Google Drive es la clave si:
- deseas tener tus archivos en la nube;
- quieres poder trabajar online y que tu trabajo esté guardado automáticamente;
- quieres compartir tus archivos con tu equipo o con quien trabajes como socios o personas en quienes delegues tareas, y poder trabajar en colaboración online en tiempo real;
- quieres poder escanear archivos e imágenes desde tu celular y que se guarde automáticamente en Drive.
Lo más clave de todo: usando la aplicación de escritorio puedes trabajar en tu computadora offline y que todo lo que hagas se guarde y se sincronice en cuanto te conectes a Internet.
Hablando de productividad, esto es poderosísimo. Poder trabajar offline te da más foco y potencia tu productividad. Y más aún cuando no tienes que preocuparte por subir los archivos a ninguna parte. Simplemente se sinconizará solo.
Si, ya sé. Estamos en el siglo XXI, no es ninguna novedad lo que te estoy diciendo de que hay archivos que se sincronizarán solos. Pero muchos emprendedores no aprovechan al máximo todo el potencial de estas herramientas, por más que las conozcan.
No seas uno de ellos, aprovecha todos estos multiplicadores.
*Manejo del mail
#5. Follow up then
Debo reconocer que aún no he usado esta aplicación pero Mati sí y sé que le ha dado muy buenos resultados, por eso no podía dejarla fuera de esta lista.
Lo que más nos interesa de esta aplicación es que te permite, luego de enviar un correo, activarte un recordatorio para hacer un follow up a esa persona. Por ejemplo, envías un correo a una persona y activas un recordatorio para volver a escribirle dentro de una semana. Así, si la persona no te respondió o si le dijiste que le volverías a escribir, te aseguras de no olvidarte de hacerlo. Pero, lo más importante en términos de productividad, te aseguras también de no tener ese pendiente en tu cabeza ocupando espacio y energía.
*Organización de notas
#6. Evernote
Hemos mencionado a Evernote en muchos posts, y lo seguiremos haciendo. Es la aplicación más útil en cuanto a organizar notas e investigaciones, ordenar proyectos, trabajar (si trabajas en equipo, con muchos textos, etc.).
Y su versión para celular es súper práctica.
No te diré más, así dejas de posponerlo y te abres una cuenta en Evernote :)
*Medir para mejorar
#7. Tracker
Ya sabes que para mejorar y optimizar procesos, tienes que medir los resultados y tener información de qué es lo que hay que mejorar.
En Superhábitos usamos un tracker de actividades que desarrollamos nosotros y que complementamos con otras aplicaciones de productividad.
Este tracker es una planilla en la que colocamos los elementos que deseamos medir, como cantidad de tiempo que pasamos en una tarea por semana, por ejemplo. De esta forma, podemos hacer revisiones periódicas y ver en qué estamos pasando tiempo y qué resultados tienen esas actividades, y si son significativos en comparación con nuestros objetivos.
Desarrollar alguna forma de seguimiento a nivel interno, tanto personal como de equipo, es importante para poder tener números reales de qué estás haciendo, cuánto tiempo te está tomando y si te está trayendo o no resultados. Así, más allá de cualquier percepción, es muy fácil ver los resultados reales y poder implementar cambios.
#8. Toggl vinculado a Asana
Toggl es otra aplicación que resulta súper útil a la hora de medir para mejorar.
La usamos sincronizada con Asana para monitorear el tiempo que nos toman diferentes tareas con el Timer de Toggl. Así puedes apretar el botón que dice “Start timer” cuando comienzas una tarea (este botón aparece en todas las pestañas que uses y en todas las tareas de Asana) y darle al “Stop timer” al finalizar.
Así, automáticamente en tu cuenta de Toggl se guardará la información de en qué trabajaste y cuánto tiempo le dedicaste a una actividad cada día. Y desde allí, es más fácil volcar esta información a tu tracker para hacer la evaluación semanal o mensual.
*Ahorrar tiempo
#9. IFTTT
If this then that es una aplicación que si no la conoces aún te sorprenderá por lo liberadora que es.
Te permite sincronizar varias de tus aplicaciones y redes sociales y configurar lo que te gustaría que suceda.
Por ejemplo, decidir que cada vez que publiques una foto en Instagram, se publique automáticamente en Facebook y en Twitter.
O que cada vez que publiques un post en tu blog, se comparta automáticamente en todas tus redes sociales.
Y así, hay miles de opciones y de acciones que puedes configurar para que se hagan automáticamente.
Es muy simple, y así también es liberador. De repente si te sientas 15 minutos a configurar lo que deseas automatizar, luego sólo publicas en una red social y sabes que se compartirá en las demás. O lo que sea que hayas automatizado.
#10. Lastpass
Lastpass es una de esas aplicaciones que no puedes no tener. Si no tienes Lastpass es como si dejaras la puerta de tu casa abierta cada vez que te vas y con todas tus pertenencias de valor al lado de la puerta.
Lastpass es un almacenador y generador de contraseñas seguras. No sólo es una caja fuerte en donde tienes todas tus contraseñas, sino que también cada vez que necesites crear una nueva contraseña Lastpass lo hará por tí y será una contraseña súper segura.
Instalando la extensión en Chrome de Lastpass, sólo tienes que colocar una contraseña, la contraseña maestra, y luego se cargarán automáticamente las contraseñas en cada sitio que abras en tu computadora.
Así también, si estás en otro sitio y deseas abrir tus páginas y sitios, sólo abres tu cuenta de Lastpass y ahí tienes todas tus contraseñas.
Es como tener una llave maestra, pero mejor :)
*Administrar energías y rendir mejor
#11. Workrave
Workrave es un pequeño programita que tienes que tener si trabajas mucho en la computadora.
Lo descargas, lo instalas y en unos minutos sólo configuras tus preferencias. Luego, él se encarga de recordarte que te tomes recreos y que hagas algunos ejercicios para no dañar tus articulaciones y tu vista por el trabajo en la computadora.
Es así de simple, y así de poderoso.
#12. Adblock
No sólo administramos nuestras energías tomando descansos, también lo hacemos cuidando en qué ponemos nuestra atención y en qué gastamos esas energías que son limitadas.
Adblock lo que hace es bloquear los anuncios y publicidades que pueden distraerte y hacer que tu trabajo online sea pesado, molesto y hasta te lleve por lugares que no tienen que ver con tu trabajo o con lo que estás haciendo.
Al igual que muchas otras de las aplicaciones que hoy te compartí, es simple y rápida de instalar. Sólo te tomará unos minutos y luego disfrutarás de la felicidad y libertad de anuncios innecesarios :D
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Cada una de estas aplicaciones de productividad potenciarán un poco más tus resultados y tus posibilidades de rendir más en tu trabajo, en tu proyecto, y a nivel personal.
Recuerda que en el Kit Gratuito tienes muchas guías y herramientas para hacer el trabajo previo que permitirá que las apps tengan sentido.
Descarga aquí estas Guías gratis:
Si ya has hecho las guías y tienes tu sistema de organización y priorización, entonces no dejes pasar el tiempo y experimenta ahora.
Elige una, descárgala o instálala y empieza a experimentar cómo te resulta y qué cambios ves en tu día a día.
Cuéntame en los comentarios, ¿qué aplicación te pareció interesante y crees que te servirá ahora?
