¿Cómo puedes mejorar tu productividad personal?
Es algo que todos nos preguntamos. Todos deseamos ser más productivos de lo que somos actualmente.
Y para ser más productivos y tener más resultados (y mejores) no hace falta que nos transformemos en máquinas de hacer más, ni que dejemos de dormir, de revisar el mail o las redes sociales, menos aún que dejemos de hacer actividades fuera del trabajo.
Todo lo contrario.
Para mejorar tu productividad debes comenzar por lo fundamental: tu mismo.
No, no es sólo una frase cliché.
Si lo que deseas es realmente aumentar tu productividad debes enfocarte en hacer las actividades que son importantes y que traen resultados, y dejar de hacer las que no. Y verás que para aumentar tu rendimiento en el trabajo, lo fundamental eres tu.
Tomando una definición de «productividad» de Wikipedia diremos que es «la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema».
Ahora sabes que no se trata de cuántas actividades hagas, cuántas horas dediques a trabajar. Sólo serás productivo cuando identifiques las actividades clave que te ayudarán a lograr los resultados que buscas, y elimines las que no. Así dedicarás menos tiempo y recursos, enfocado en lo importante, y obtendrás los mejores resultados.
En este artículo compartiré consejos simples para mejorar tu productividad desde este enfoque.
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7 Consejos para mejorar tu productividad personal y laboral
#1. Duerme bien y levántate temprano
Esto va en contra de lo que hacemos muchas veces pero es lo más simple y natural para ser más productivos.
¿Cuántas veces te quedas trabajando hasta tarde pensando que así lograrás más, o podrás ponerte al día con lo que querías hacer ese día?
La realidad es que si duermes bien y te levantas temprano, rendirás mucho más que trabajando sin parar todo el día o haciéndolo hasta tarde.
Cuántas horas significan «dormir bien» es muy personal, pero la recomendación es dormir más de 6 horas y hasta 8 horas en horarios lo más «normales» posibles, es decir, no descansaremos de la misma forma si dormimos de 4am. a 12pm. que si lo hacemos de 11pm. a 7am.
Además, tampoco aprovecharemos de la misma manera el día ni las mejores horas de rendimiento de nuestro cerebro.
El cerebro tiene momentos de mayor rendimiento que otros durante el día. Según nuestra rutina es importante identificar esos momentos y desarrollar las actividades que nos permitan aprovechar al máximo los momentos de mayor lucidez.
Así, por ejemplo, será más productivo que te duermas a las 11pm. y te levantes a las 7am. para tener una hora súper productiva para tu negocio antes de ir al trabajo. Y será menos productivo que te quedes a las 12pm. haciendo algo porque es muy probable que eso que estás intentando terminar de resolver por la noche, con un buen descanso lo resuelvas al otro día a las 7am. en menos tiempo.
El primer consejo para aumentar la productividad, rendir mejor y aprovechar al máximo cada momento sin importar la cantidad de horas sino más bien enfocándonos en que nuestro cerebro y nuestro cuerpo estén en su máximo rendimiento es dormir bien y aprovechar las primeras horas de la mañana.
#2. Ten una rutina por la mañana
Cuando ya descansaste bien, un hábito que multiplicará los resultados de tu descanso y de lo que hagas durante el resto del día es el tener una rutina por la mañana.
Tener una rutina es algo que se vuelve automático, y que está conformado por un par de actividades que nos hacen muy bien, nos permiten comenzar el día de la mejor manera, enfocados en lo más importante, con energías y sin estrés. En otras palabras: tener una rutina mañanera nos garantiza aumentar la productividad del resto del día.
Implica también dedicar tiempo a uno mismo, aunque sean unos minutos. Y esta es la base para estar bien integralmente y hacer lo mejor en cada área de nuestra vida, no sólo pensar en el trabajo o en nuestro negocio.
Comenzar con una rutina cada día es mantener el equilibrio haciendo lo más importante antes de que la rutina y las corridas cotidianas nos atrapen.
Esta rutina es muy personal. Puede ser de 10 minutos, de media hora, de una hora o más. Depende de tu situación, de tus actividades y de lo que a ti te funcione mejor. Hay tantas rutinas como personas.
Muchos artistas y escritores reconocidos tenían rutinas de trabajo muy personales y, a la vista de otros, extrañas. Todos entendían que la creatividad necesita una estructura, y cada uno se la daba como mejor le resultaba.
Había un escritor que sólo podía escribir cuando tenía una vaca cerca. Sí, suena totalmente absurdo pero tomo este ejemplo 100% de la vida real para que veas cuán personales son las actividades que a cada persona le pueden servir.
Algunos elementos que te sugiero que experimentes en tu rutina de la mañana son:
*Hacer algo de ejercicio, aunque sea unos minutos. Lo mejor es que sea aeróbico, así te activa y te da energías para comenzar la mañana. 10 minutos de correr, andar en bicicleta, saltar la soga o caminar. También puede ser yoga o algún ejercicio de elongación.
*Meditar (verás más de esto en el punto 7).
*Tomar agua y/o alguna bebida que disfrutes y te haga sentir bien (un green smoothie, un jugo de frutas, un té, un café, etc.)
*Revisar tu día, organizarlo, pensar qué harás y qué no harás aprovechando este espacio de tranquilidad para priorizar.
*Mirar algún video que te inspire, te enseñe algo, te conecte con ideas desde temprano. Sin duda alguna el mejor lugar para encontrar todo eso es TED.
*Leer algo que te funcione como inspiración y energía. A mí me gusta leer el blog de Leo Babauta. Leo un post suyo cada mañana.
#3. Trabaja en bloques de trabajo con Descansos
¿Cuántas veces caemos en el mal hábito de trabajar horas y horas seguidas sin levantarnos del escritorio más que para ir al baño o a comer algo? Más de las que nos gustaría admitir.
Esto afecta gravemente nuestra productividad laboral y personal.
Si deseas mejorar tu productividad personal y laboral no tienes que trabajar más, tienes que trabajar mejor en bloques enfocados con descansos, sí o sí.
Algunos estudios afirman que el ideal es trabajar en bloques de 52 minutos y tener descansos de 17 minutos.
Lo he experimentado y me resulta fantástico. Un bloque de 52 minutos permite tener el tiempo necesario para concentrarte en un tema y realizar una tarea importante completa. Y un recreo de 17 minutos es lo suficientemente largo como para distenderse y hacer algo útil como darse un baño, ordenar cosas, hacer ejercicio.
Puedes comenzar a experimentar el trabajo en bloques con descansos de a poco:
*La primera semana: Bloques de 25 minutos, descansos de 10 minutos.
*La segunda semana: Bloques de 30 minutos, descansos de 10 minutos.
*La tercera semana: Bloques de 45 minutos, descansos de 15 minutos.
*La cuarta semana: Bloques de 50 minutos, descansos de 15 minutos.
Así podrás ir incrementando la cantidad de minutos de cada bloque de trabajo y progresivamente ejercitar la concentración en esos bloques. Además, tendrás descansos significativos que te permitirán descansar la vista, la mente y volver a un nuevo bloque de trabajo renovado.
Dos consejos extra para trabajar en bloques productivos con descansos:
*En los descansos evita revisar las redes sociales, estar chateando con el celular. Para aprovecharlos y que realmente cumplan su función, aprovecha esos minutos par ordenar, hacer algo de ejercicio, caminar, cocinar, darte un baño, preparar las cosas para salir más tarde, etc.
*Organiza tus tareas en función de los bloques. Si es una tarea simple asignale un bloque. Si es una tarea compleja especula y asígnale dos o tres bloques cortos, o un bloque largo, etc. Recuerda que experimentarás al comienzo pero te irás conociendo a ti mismo y aprenderás a manejar los bloques y descansos como mejor te resulten.
Para ejercitar este hábito la mejor herramienta que he encontrado hasta ahora es Workrave. Si lo configuras y cumples a rajatabla cuando éste te avisa de los descansos, serás más productivo (además de que evitarás tener lesiones por esfuerzo repetitivo en el futuro).
#4. Haz menos, sólo lo importante
Cuando decidas qué hacer ese día, en tu trabajo o en tu negocio, haz lo siguiente:
*Haz una lista de las actividades que pensaste hacer.
*Pregúntate:
¿Cuál de estas actividades es la más importante?
¿Cuál de estas actividades, si no las hiciera hoy no afectaría mis objetivos más importantes?
¿Cuál de estas actividades si no las hiciera nunca, no afectaría mis objetivos más importantes?
*Una vez que hayas eliminado varias actividades con esas preguntas, compara las actividades que te quedan entre sí y ordénalas según cuál es más importante.
#5. Ten un momento y un sistema para revisar el mail
Tenemos el prejuicio de que el mail es el enemigo número uno de nuestra productividad, pero no es así.
El problema es que no siempre tenemos un sistema para revisar el mail ni le asignamos un momento específico. Al igual que con las redes sociales, nos llegarán mensajes y notificaciones a toda hora. La cuestión es cuán pendientes estamos de ello, para qué lo usamos y en qué momentos decidimos prestarle atención.
El mail y las redes sociales son herramientas fantásticas para conectarnos con personas que tienen nuestros mismos intereses, personas que admiramos o que están lejos.
Pero son también tentaciones importantes cuando nos está costando enfocarnos en el trabajo más importante. Mirar facebook es entretenido. Revisar la bandeja de entrada nos hace sentir «ocupados».
Para aumentar nuestra productividad no tenemos que sentir que ver el mail o las redes sociales es un pecado. Sólo tenemos que aprender a manejarlo en función de nuestros objetivos.
Para eso ten un sistema y un momento para revisar el mail y las redes sociales.
Puedes usarlo como incentivo para cumplir con lo más importante que te propusiste: «cuando termine x tarea que es importante, reviso facebook». O dedicar media hora al día a procesar y responder mails, en un horario que no sea el de tu mayor creatividad: al mediodía antes de almorzar, a la noche. Así aprovecharás las primeras horas del día que son las más productivas y sabrás que ya hay un momento para ver le mail.
Además, algo que durante un tiempo me funcionó de maravillas, puedes tener las redes y el mail sin la contraseña puesta automáticamente. Es decir que cada vez que abras una pestaña y coloques la «f» para que se abra tu facebook automáticamente (sí, todos lo hemos hecho ;) ) que se abra facebook pero que te pida tu usuario y tu contraseña cada vez que quieras entrar.
Esto, te lo puedo asegurar, te ayudará a no entrar tan seguido dado que implicará más trabajo y esos 30 segundos extra son suficientes para pensar que en realidad estás haciendo otra cosa más importante y no es momento de entrar a facebook.
Y voilá, cerrarás la pestaña y seguirás trabajando :)
#6. Automatiza todo lo que puedas
Casi todo se puede automatizar. Para cada actividad que te propongas hacer, primero busca si no inventaron ya una aplicación para automatizarlo.
Y si en la balanza tu tiempo vale más o te traerá más resultados puestos en actividades más importantes, puedes delegar las tareas X que sean más automáticas o monótonas y no requieran tu creatividad. Por ejemplo, si tienes un sitio web es más importante que escribas y crees los contenidos y que automatices el envío del newsletter, o delegues el trabajo de diseño gráfico de una Guía.
Procura automatizar todas las actividades que sean monótonas o que no requieran tu creatividad.
Libérate tiempo para dedicar a las actividades más significativas que no podrías no hacer tu mismo. Todo lo demás, automatízalo con algún software o aplicación, o delégalo en otros.
#7. Medita
Meditar es un hábito de productividad sin duda alguna.
¿Qué tiene que ver esta práctica extraña con ser productivo y lograr resultados?
Pues uno de los enemigos de la productividad laboral y personal es el estrés.
¿Y cómo combatir el estrés laboral, el estrés del día a día, el estrés que traemos del trabajo a casa?
¿Cómo romper con las preocupaciones para poder sentarnos a trabajar en nuestro propio negocio?
¿Cómo hacemos para comenzar el día con calma sin estar estresados por el horario, porque se va a hacer tarde, por todo lo que tenemos que hacer luego?
Meditar ataca a este enemigo y nos permite estar en calma y equilibrio.
Haz esto y verás cómo se reduce tu estrés y aumenta tu productividad:
*Siéntate cómodo en cualquier lugar de la casa en el que no te moleste nadie (una silla, una cama, un sillón, el suelo).
*Coloca una alarma que suene dentro de 10 minutos.
*Cierra los ojos y concéntrate en tu respiración, no intentes respirar distinto, sólo enfócate en prestar atención a tu respiración.
*Intenta ignorar los pensamientos que vienen a tu mente, no te desesperes que es normal que aparezcan, cuando aparezcan vuelve a pensar en tu respiración y trata de vaciar tu mente.
*Intenta estar presente 100% en ese momento, sentir tu cuerpo, tus músculos, tus extremidades. Intenta ser muy consciente de qué pasa en tu cuerpo y sigue respirando.
Haz esto 10 minutos cada día a penas comienzas el día, antes de sentarte a trabajar en tu negocio, en cualquier momento que lo necesites y verás cómo el tiempo siguiente a esos minutos de meditación son los más productivos y enfocados de tu día.
Con estos consejos para mejorar tu productividad personal y laboral, sólo queda en tus manos que lo comiences a practicar hoy y que puedas empezar a disfrutar de los resultados.
También puedes Descargar GRATIS aquí la Guía Cómo Tener Más Tiempo.
Toma uno de los 7 puntos anteriores y ponlo en práctica ahora mismo, cuando cierres este artículo.
Ninguno es tan complicado ni te llevará más de unos minutos de ejercicio y te garantizo que aumentará tu productividad, estarás más enfocado y concentrado y sobre todo comenzarás a ver más resultados que es al fin y al cabo la razón por la que estás preocupado por ser más productivo ¿o no?
