6 tips para ser estructurado y más efectivo (¡sin convertirte en un cuadrado!)

ser estructurados

La estructura se ha ganado un mal nombre en la cultura popular.  Es algo que, por ejemplo, no se asocia demasiado con el mundo emprendedor. Cuando vemos a los emprendedores, normalmente en lo último en que pensamos es en estructura. Vemos a Mark Zuckerberg de jean y con una remera roja charlando con banqueros serios (viejos, aburridos) y empaquetados dentro de trajes grises.

Sin embargo, los emprendedores son en general personas estructuradas y quien aspire a ser uno puede beneficiarse de ser estructurado en algún sentido. En este artículo voy a explicar cómo.

Antes de escribir me puse a buscar una definición de un tercero, más objetiva, que explique qué se entiende normalmente con el adjetivo. Navegando un poco por los rincones de google encontré una pequeña descripción que me pareció muy gráfica:

“Si usamos el adjetivo estructurado para referirnos a una persona, probablemente lo hagamos con un sentido negativo. El término estructurado significa que la persona es muy rígida y firme en sus formas, quizás en exceso, y eso no le permite salirse de sus estructuras (que pueden ser mentales, de comportamiento, de acción, etc.”

Si analizamos lo anterior, el origen de todos los males (o al menos los relacionados con la estructura) radica en que elimina nuestra capacidad de salirnos de “nuestras estructuras” para adaptarnos a nuevas situaciones o contextos. Cuando la estructura es la que reina, entonces nos impide aprovechar oportunidades, ver cosas nuevas, encontrar soluciones distintas y crecer en muchos otros sentidos. No obstante, existen claros beneficios de incorporar estructura, ya que la misma es el vehículo para actuar más eficientemente como emprendedores en distintos niveles.

Algunos benefecios de ser estructurado

Conseguir objetivos, nivel personal: Hábitos=ser más estructurados. Unas semanas atrás mientras subía a un cerro comentaba con un amigo mi rutina semanal de entrenamiento. Cuando termine de comentarla alguien comentó “wow, que estructurado”. El comentario me pareció extraño debido a que, por definición, todo entrenamiento debe ser estructurado ¡Todavía no he encontrado otra forma de prepararme físicamente que no sea tener el hábito de ir consistentemente a entrenar! La palabra entrenamiento y rutina vienen de la mano (y muchas veces se utilizan como sinónimos). El crear sistemas estructurados de entrenamiento no es sólo el único modo de estar forma, sino que es también la foma más rápida y fácil. Uso el ejemplo del entrenamiento porque es bastante directo y gráfico, pero en general, a la hora de querer crear un cambio en nuestra vida muy pocas veces la vía es a través de cambios bruscos extraños. Por el contrario, generalmente el cambio se da por la practica repetida de ciertas acciones (aclaración de garganta…superHÁBITOS…aclaración de garganta). Emprender se trata de aportar valor y sólo podemos aportar valor en la medida en que generamos nuevos conocimientos y prácticas. La incorporación de rutinas de trabajo, disparadores y tiempos exclusivos es una parte fundamental del día de un emprendedor y son una parte muy importante de la productividad de quienes desean hacer crecer un negocio.

Nivel creativo: Existe una concepción popular de que la creatividad es un proceso caótico y aleatorio, dónde todo se da en desorden y sin estructura. En Superhábitos no nos dedicamos a hacer avisos de marketing viral, pero nuestra tarea diaria nos pone a prueba constantemente en lo que hace a la creatividad tanto para generar contenidos como para encontrar soluciones a los problemas de nuestros clientes. Por ejemplo, en la actualidad se publican 3 artículos por semana y por aparte se escribe un equivalente de por lo menos 3 más cada uno. Sentarse a pensar contenido nuevo y plasmarlo no es un proceso simple. En este caso, la rutina y generar una estructura me ayudó muchísimo. Crear una estructura, un ritual, alrededor de tu proceso creativo es una forma de disminuir el costo en tiempo y estrés de pensar alternativas y crear cosas nuevas. Encontrar mejores momentos del día para escribir, estructuras para plasmar los problemas, fuentes para inspirar temáticas, etc hace una gran diferencia en la capacidad de crear nuevo contenido.

Nivel negocios: Las grandes historias de soluciones a problemas empresariales (o mejor dicho las más conocidas) generalmente hablan de momentos de Eureka. Sin embargo, las soluciones empresariales en la práctica se dan por procesos mucho más lógicos y estructurados. La industria de la consultoría estratégica se encarga de generar soluciones empresariales para grandes corporaciones (si quieres contratar para un proyecto con cuatro personas el costo en algunas empresas puede superar los 400.000 U$S al mes). En ese ámbito, tener una forma de pensar estructurada es algo muy valorado y clave para poder ordenar situaciones complejas y ofrecer soluciones viables. De cuando estudiaba esas temáticas me quedé por ejemplo con frameworks para pensar los problemas que use luego en Superhábitos adaptado a emprendedores. Cada vez que incorporamos a un nuevo cliente a nuestro servicio de coaching llega con un problema y contexto son distintos. Sin embargo, es probable que el tipo de problema no lo sea. Tener un marco estructurado para pensar los problemas me permite encuadrar rápidamente posibles causas y formas de encarar la solución. Pasar de lo complejo a los simple, y luego de lo simple al detalle en la soluciones. El entrar con una forma estructurada, lógica y paso a paso de comprender la situación nos permite ordenar las variables y responder rápidamente con soluciones más abarcativas y efectivas.

ser estructurado
De paso les dejo una foto desde la cima del cerro ;)

En este punto está claro que actuar de un modo estructurado tiene muchos beneficios, pero que también pareciera tener sus consecuencias negativas. Mi punto es que es posible aprovechar lo mejor de las estructuras si tener el lado negativo. Algo así como lo mejor de los dos mundos.

La clave para incorporar estructuras de un modo sano es mantener un estado de reflexión sobre las estructuras en sí y su propósito.

Como vimos, el problema de ser estructurado es que la rigidez de nuestras estructuras nos pueden impedir adaptarnos a nuevas circunstancias hacer cosas importantes que estén fuera de la rutina. A continuación te comento 6 puntos para que puedas ser más efectivo incorporando estructuras en tu día a día y evites estos efectos negativos. 

6 tips para ser estructurado sin perder flexibilidad

  1. El punto de partida de toda rutina es tu misión, visión y objetivos.

El peor caso de rigidez por estructura es el que se da cuando la estructura es la reina por sí misma. Cuando respetamos una estructura simplemente por el hecho de que existe. La estructura no es un fin, sino un medio que nos acerca a nuestros objetivos.

Entonces, el punto de partida de toda persona estructurada saludable es crear una estructura alrededor de sus principales objetivos. Esto requiere que te sientes y tengas bien en claro cuáles son tus objetivos. Con eso en mano, recién diseña una estructura que sea acorde a ellos.

Como ya deberías saber, el punto de partida de tus objetivos debería ser misión y visión. Al conectar tus rutinas con lo que es realmente importante es mucho más probable de que evites que las mismas te alejen de lo que es más importante para vos.

  1. Genera un momento de reflexión y reglas claras de prioridades. Cuando sea necesario, no dudes dejar tu estructura.

Incluso si ordenaste tus rutinas de acuerdo a tus objetivos, siempre van a surgir cosas imprevistas y también importantes, a esto se suma el hecho de que las circunstancias cambian y así nuestros objetivos. Es por eso que la práctica más clave para poder incorporar estructuras de un modo sano es generar momentos en el tiempo para pensar al respecto de nuestra estructura ¿Por qué respeto esta rutina? ¿Es la mejor forma de alcanzar “x” objetivo? ¿Qué cosas estoy dejando atrás por respetarla? Este punto se conecta mucho con el punto anterior.

Además, en ciertos momentos van a surgir cosas importantes imprevistas. En ese caso, la regla es que siempre prima lo más importante (lo que está más conectado con tu misión) sobre la rutina. Si tenías programado realizar una actividad a un horario determinado, pero un amigo te solicita porque está mal o necesita tu ayuda no dudes en dejar lo que estés por hacer y romper con la estructura.

  1. Las personas son más importantes.

Lo anterior nos lleva a este punto. Las personas son importantes y están por encima de tu rutina. Eso significa que cuando una persona necesita de vos tienes que estar presentes. Las personas no son cosas a administrar. Son fines en sí mismas.

Eso no significa que aceptas ir a tomar un café y dejar tu rutina siempre que alguien te hable. Este es un punto que requiere de criterio. Tiene que estar atento a las necesidades de los otros y encargarte de que exista un tiempo para compartir y estar juntos. El trade off es claro, ya que puede que esto pase todo el tiempo y pierdas tus hábitos. Como en tantas otras cosas de la vida, no existe una regla matemática que nos diga que hacer. Por lo pronto el siguiente punto puede ayudarte.

  1. No llenes tu día de estructuras.

Cuando me di cuenta de que haciendo consistentemente algo podía conseguirlo, por más difícil que fuese, se me ocurrió que podía hacer muchas cosas ambiciosas. Con ese espíritu llene cada parte de mi día con rutinas y estructuras para conseguir todos esos objetivos.

No funciona.

Eso nos lleva a algo muy similar a lo de tener una rutina por tenerla en sí. Además nuestra efectividad decae y tiene efectos negativos (en mi caso era tener que dormir 18 hs cada 3 semanas porque mi cuerpo me decía basta).

En este punto, siempre encontré muy útil anclar sólo algunas partes de mi día con estructuras. Esto quiere decir que mi día no está lleno de cosas para hacer obligadamente en todos los horarios. No hay que tratar de resolver el mundo en un día, ni en 6 meses. En general, es muy sano plantearte realizar unos pocos objetivos diariamente. Encárgate de que ellos estén presentes y se ejecuten. Libera el resto del día a otras cosas que puedan surgir.

  1. Ten presente que no a todo el mundo le van a gustar tus estructuras y que muchas veces vas a tener que decir no.

Si bien con las reglas anteriores eliminamos la rigidez que nos impide adaptarnos a las cosas importantes, siempre van a ser una limitación. Siempre van a implicar decir que no.

En general, decir que no es poco simpático. No nos gusta. Sin embargo, las personas que alcanzan sus objetivos dicen que no más seguido que sí.

En el punto 1 y 2 dijimos que hay que evitar la rigidez que nos aleje de las cosas importantes.  No todo lo que surja en tu día a día va a ser importante, lo cual implica que esta bien (muy bien) que digas que no a muchas cosas. Esto no te va a hacer popular con todo el mundo, pero si haces todo para agradar a la mayor cantidad de gente posible probablemente no estés teniendo objetivos ni opiniones propias.

  1. Acepta que no todos las estructuras son iguales.

No todas las estructuras se ven ni funcionan de la misma manera. Al igual que los hábitos y los rituales, cada persona tiene los propios y debe organizarlos según le resulte más conveniente.

Ser estructurado no significa levantarte todos los días a las 6 de la mañana. Puede que para algunas personas eso sirva, pero para otras no. A algunas les sirve estructurarse de un modo y a otras de otro. La estructuración es la organización sistemática de procesos y pasos que se realizan de un modo ordenado y consistente. No es una forma particular de organizarse u ordenar tareas.

Busca la forma que más te sirva a ti y aplícala.

 

A lo largo de mi vida el general estructuras me ha dado muchísimos beneficios. Sin embargo, constantemente veo gente que huye de la misma por el malentendido y la mala utilización de las rutinas. Las personas estructuran mal sus agendas y, entonces, todos huyen de tener una. Generar estructuras bien pensadas y orientadas a lo importante es un mecanismo de cambio muy importante. Este post buscó poner en claro los problemas del uso normal de las estructuras y como pueden evitarse.

¡Buena semana!

(Se los desea una persona estructurada ;) )

 

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