Cómo organizarse para ser más productivo es algo que todos nos preguntamos en algún momento e intentamos descifrar.
Hay mucha información dando vueltas acerca de cómo organizarse mejor, cómo optimizar el tiempo, cómo ser más productivos.
Pero, habiendo tanta información, ¿por qué siempre nos preocupa ser más productivos? ¿Por qué el tema organización y productividad son problemas recurrentes para todos nosotros, sobre todo cuando deseamos montar un negocio que funcione y nos dé independencia?
Simplemente porque más allá de tener tanta información disponible, pocas veces tenemos el enfoque correcto sobre la verdadera buena organización, sobre la administración del tiempo y sobre qué es realmente la productividad.
En el artículo Productividad laboral: estar ocupado vs. ser productivo abordamos el problema de tener el enfoque errado sobre la productividad, y cómo muchas veces estamos siendo menos productivos a raíz de ello.
En esta ocasión comprenderemos realmente cuál es la mejor forma de organizarse para ser más productivo y qué elementos son fundamentales dentro de un buen sistema de organización orientado a la productividad y efectividad.
Cómo organizarse para ser más productivo
Voy a insistir en esto: que hagas más no te hace más productivo. Seguramente, todo lo contrario.
Si realmente quieres ser más productivo y aprender a organizarte mejor, debes hacer un ejercicio incómodo: liberarte completamente de la forma en la que hacías las cosas hasta ahora.
Solemos echarle la culpa a un montón de factores externos por no ser productivos: la agenda no me resulta útil, me interrumpen mucho, trabajar en la computadora me cansa y no funciono, trabajo muchas horas seguidas.
Muchos de estos factores seguro influyen negativamente en tu desempeño y se pueden mejorar, pero siempre lo fundamental está en nosotros y no en factores externos.
Si crees que haciendo más, producirás más, pues entonces el problema no estará en que la computadora te canse, sino en que has pasado demasiadas horas frente a ella. Si crees que para ser productivo debes concentrarte muchas horas seguidas, entonces trabajarás muchas horas seguidas sin parar y serás cada vez menos productivo.
La solución a todo esto es adoptar el enfoque correcto que es simplemente tener un sistema de organización orientado a lo importante. No siempre cuando nos planteamos aumentar nuestra productividad, pensamos en organizarnos. Y de cuán bueno sea tu sistema de organización dependerá cuán productivo puedas ser.
Entonces, paso 1: tener un sistema de organización orientado a lo importante.
¿Por qué es fundamental esto? Porque sólo teniendo un sistema simple que funcione, podrás mantener las buenas prácticas y los hábitos que te ayudan a ser más productivo dentro de un marco sólido que te mantiene en la orientación correcta.
Veamos de qué se trata.
5 tips clave para organizarse y ser más productivo
Estos 5 tips son los 5 elementos clave que tienes que tener presentes a la hora de diseñar tu sistema de organización personal.
#1. Saber hacia dónde quieres ir y por qué
Ningún sistema de organización será bueno si no está orientado a lo importante. Y lo importante para ti. Nadie tiene las mismas prioridades, porque lo que para ti es importante surge de a donde quieres llegar, de qué deseas ser y hacer en tu vida.
Por eso, la base de tu sistema de organización debe ser tu Misión personal, tu propósito.
La misión personal es justamente lo que quieres ser y hacer, aquello que es atemporal y que deseas realizar en todos los momentos de tu vida, en donde sea que te encuentres.
Una vez que tienes tu misión, eres capaz de tomar buenas decisiones sin dudarlo un segundo, porque tienes claro hacia dónde deseas ir y qué te ayudará a llegar ahí y qué no.
Puedes leer más sobre la Misión personal aquí, y aquí puedes encontrar preguntas para definir tu misión.
Pero hacer el ejercicio de tener tu misión una sola vez no alcanza. Debes incorporar dos elementos más para que cumpla su función: plasmarlo en una imagen, y hacerte el hábito de volver siempre a ella para tomar decisiones.
La visión es una imagen que gráfica a dónde quieres llegar. Mientras tu misión personal es atemporal, la visión puede ir cambiando, pero está siempre orientada por la Misión.
Ya tienes tu misión, ya tienes una imagen que puede ser un collage, una fotografía, un dibujo o un video. Ahora sólo falta evitar que esto quede guardado en una carpeta en la computadora o en un cajón en tu casa.
Para eso, debes tener un momento para revisar la misión y la visión. Si el ejercicio de hacerlas es revelador y clarificador, revisarlas una vez por semana te impactará.
Define un momento a la semana que será tu momento de organización. Si trabajas en relación de dependencia, puedes aprovechar los días que no trabajas, como sábado o domingo. Separa una o dos horas para organizarte.
Lo primero que harás en ese momento es revisar tu misión y tu visión. Leerlas, mirarlas, reflexionar sobre lo que para ti es importante.
Con esta base sólida, puedes avanzar a los demás elementos de tu sistema de organización para ser más productivo :)
#2. Tener objetivos claros y medibles
Una práctica muy común cuando queremos ser más productivos es ponernos objetivos.
Pero en general no nos resulta bien, y es porque no sabemos proponernos buenos objetivos.
Tendemos a ponernos objetivos demasiado amplios y ambiguos, que no son claros y así nunca sabemos si cumplimos o no.
O, en el otro extremo nos proponemos objetivos demasiado estrictos que nos impiden adecuarnos a la realidad y nos generan más frustración que satisfacción.
La clave es usar los objetivos para impulsarnos y potenciar lo que hacemos y lograr más.
Para esto, los objetivos deben ser claros, específicos, medibles y tener un plazo determinado.
A nivel de equipo, hasta hace poco ejercitamos el proponernos objetivos con esas características y el plazo era anual. Si bien hacíamos revisiones mensuales, el plazo del objetivo era a un año.
Desde hace un tiempo hemos incorporado los objetivos trimestrales y ha sido la mejora más poderosa que hemos hecho a este sistema.
Ahora ya no tenemos el problema de que el objetivo, por más específico que sea, es lejano y nos permite procrastinar y dilatar los procesos. Cuando tienes un objetivo anual y eso desgranado en objetivos trimestrales, eres mucho más productivo y ejecutivo en esos 3 meses. Una semana perdida puede hacer la diferencia en el resultado final, postergar demasiado se ve rápidamente en los resultados.
Entonces, con la base de la misión y la visión, debes proponerte objetivos claros y específicos que te ayuden a bajar a la realidad aquello que quieres alcanzar, tu propósito, y concretarlo en acciones.
Notarás que de nada sirve el tip #1 sin el tip #2.
No tiene sentido ni utilidad tener claro tu propósito si no lo llevas a la acción todos los días y buscas acercarte un paso más cada vez.
#3. Tener momentos de evaluación, medición y decisión
Como vimos en el Tip #1, tener momentos de evaluación, medición y decisión es fundamental para que las ideas no queden en el aire.
A diario recibo correos de personas de la comunidad que me plantean que su problema central es que tienen claro qué quieren pero no saben cómo alcanzarlo, o qué hacer al respecto.
Es un problema muy común, quedarse en las ideas y no pasar a la acción. Y casi siempre se trata de no saber cómo hacer, de no tener las herramientas adecuadas para hacer esa transición de la idea a la acción.
Tener rituales o momentos te ayudará a no quedarte en las ideas o las imágenes bonitas.
Hay cuatro momentos fundamentales, en cada uno harás una revisión y tomarás decisiones para impulsarte a la acción:
* Momento anual: una vez al año, preferentemente al comenzar el año, te tomas un par de días para aislarte de la vida cotidiana, hacer un balance, evaluar qué pasó el año anterior y qué te propones para este nuevo año de tu vida en todas las áreas. Y ese gran objetivo lo desglosas en objetivos trimestrales, pasos que puedes dar cada 3 meses.
*Momento trimestral: aquí harás algo similar a lo que hiciste a comienzo de año. Revisarás cómo fueron esos 3 meses, según lo que te propusiste, y te conectarás con el objetivo de los próximos 3 meses. Esta es una revisión menos profunda que la del año y muy orientada a la acción, a evaluar qué salió mal y qué salió bien y mejorar rápidamente.
*Momento semanal: este es el que mencionamos en el tip #1, tener un momento una vez a la semana para revisar y recordar tu misión, tu visión, conectarte con tus objetivos trimestrales y poder accionar en esa dirección esa semana.
*Momento diario: finalmente, unos minutos cada día para organizarte y enfocar. Aunque sean 5 o 10 minutos, es suficiente. Y te permitirán mantener el foco a largo plazo, cosa que solemos perder en el día a día que pasa rápido y cuando nos dimos cuenta pasó una semana, un mes, un año.
En cada uno de estos momentos el foco debe estar en revisar y tomar decisiones para la acción.
Por ello, debes tener pautas claras que te permitan medir y no engañarte, saber realmente si cumpliste o no, y por qué. Si fue por un error tuyo, corregirlo. Si fue por factores externos de la realidad que no habías tenido en cuenta antes, adecuarte a ello.
Desde el momento en el que asumes tener un sistema de organización orientado a lo importante, debes ser 100% sincero contigo mismo. Este es un sistema para ser más productivo, es decir, para lograr más de lo importante, para llegar a donde deseas. Entonces de nada servirá que te engañes y pongas excusas.
#4. Tener rituales, anclas y una rutina
Algo que no siempre nos dicen cuando se habla de productividad y de cómo organizarse para ser más productivo es lo súper poderoso que es tener una rutina y anclas.
Tener una rutina no es (como solemos pensar) algo aburrido, tedioso y estructurado. Cuando hablamos de rutina pensamos en la rutina cotidiana, en lo rutinario del trabajo, etc. Pero en este caso, con rutina nos referimos a tener una estructura que te potencie.
Una rutina, en estos términos, es asegurarte de tener en tu día a día actividades que potencian tu rendimiento, tu productividad y cuánto disfrutas de lo que haces.
Por ejemplo, una rutina puede ser algo así: me levanto todos los días a las 6 am, a penas me levanto tomo agua, reviso durante 10 minutos qué haré ese día, me preparo un mate y me siento a trabajar durante 5 horas seguidas, con recreos cada 50 minutos de trabajo. En este bloque coloco actividades que demandan más concentración y creatividad, como escribir, generar algún contenido, leer, reuniones de trabajo o trabajar con clientes de mentoría.
Cuando termino lo que me propuse para ese bloque de 5 horas, corto y me voy a hacer algo que disfrute, como cocinar, ver una película, reunirme con alguien.
Por la tarde tengo un bloque de 3 horas más de trabajo enfocado con recreos, pero aquí acomodo otras actividades que requieran menos mi esfuerzo mental.
Cuando termino con eso, hago 1 hora de ejercicio, y dejo el resto del día libre para lo que quiera hacer en ese momento, para hobbies o alguna reunión.
Por la noche, escribo mi diario, leo un poco y duermo temprano para poder arrancar al día siguiente temprano.
Esto es una rutina. Si bien parece súper estructurada, verás que es muy flexible. Como está establecido qué es lo que hago al levantarme, si un día me acosté más tarde y me levanté a las 9 en vez de a las 6, igual tengo mi hábito de tomar agua, revisar el día y prepararme el mate para ir a trabajar.
Cuando tienes claro qué es lo importante y qué quieres que esté presente en tu día a día, ponerlo en una rutina te hace más flexible y a su vez hace que vuelvas siempre a eso que te potencia.
#5. Tener un sistema que ordene y mantenga todos esos elementos
Este sistema debe ser simple, para ser sostenible.
De nada te servirá tener un montón de aplicaciones, herramientas, agendas, etc. si no tienes un sistema que ordene todos los puntos anteriores y te permita mantenerte conectado con lo más importante, tomar decisiones priorizando lo que más resultados te trae y manteniendo el equilibrio.
A este sistema lo llamamos el Súper Mapa semanal. Puedes encontrar una Guía gratuita para diseñar tu Mapa en el Kit gratuito de herramientas:
Este sistema se encargará de mantenerte en ritmo, permanentemente recordando lo importante y poco a poco desarrollarás el hábito de organizarte para ser más productivo casi en automático :) Esa es la gracia de los buenos hábitos, hacen que las actividades fundamentales que nos traen los mejores resultados sean hechas sin esfuerzo.
Cómo organizarse para ser más productivo, paso #1 hoy
Todo lo que acabo de compartir contigo en este artículo es súper valioso. Sólo quienes lo pongan en práctica verán los grandes beneficios de estar organizado de la manera correcta que te lleva a ser más productivo.
Da el primer paso hoy. Sigue el Tip 1, elabora tu Misión personal y revísala todos los días por la mañana durante la próxima semana.
Luego, escríbeme y cuéntame cómo te fue. Estaré esperando y respondiendo todos los correos que me lleguen para conversar y orientarlos al siguiente paso :)
